Dépanner les problèmes courants

Commencer par les solutions rapides

Unionsuite fonctionne dans votre navigateur Web, alors les bases comptent. Utilisez une version à jour de Chrome, Edge, Firefox ou Safari, avec les témoins (cookies) et JavaScript activés. La connexion repose sur les témoins : un navigateur qui les bloque vous renvoie à la page de connexion peu importe le nombre de codes tapés. Les navigateurs anciens ou non pris en charge (surtout Internet Explorer ou tout ce qui a plusieurs années de retard) peuvent afficher les pages incorrectement. Si une page se comporte mal dans un navigateur, essayez-en un autre à jour. Ce simple test vous dit si le problème vient d'un réglage du navigateur ou de l'application.

Deux correctifs simples règlent la plupart des anomalies d'affichage et des sessions brisées. Un rechargement forcé (Ctrl+Maj+R, ou Cmd+Maj+R sur Mac) récupère la page à neuf sans toucher à vos témoins. Si cela ne suffit pas, effacez les témoins et les fichiers en cache du site. Préférez l'option par site de votre navigateur afin de ne pas vous déconnecter de sites sans rapport. Souvenez-vous simplement qu'effacer les témoins vous déconnecte d'Unionsuite partout : il vous faudra ensuite un nouveau code de connexion.

1. 1Essayez d'abord un rechargement forcé (Ctrl+Maj+R, ou Cmd+Maj+R sur Mac), qui récupère la page sans vous déconnecter.
2. 2Dans Chrome ou Edge, ouvrez Settings, Privacy, Delete browsing data, puis choisissez Cookies and Cached images and files, sélectionnez une période et supprimez.
3. 3Dans Firefox, ouvrez Settings, Privacy and Security, Cookies and Site Data, Manage Data, cherchez l'adresse de l'application et supprimez-la.
4. 4Dans Safari, ouvrez Settings, Privacy, Manage Website Data, cherchez l'adresse de l'application et supprimez-la.
5. 5Fermez et rouvrez le navigateur, retournez à la page de connexion et reconnectez-vous.

Quand votre code de connexion n'arrive jamais

Pour vous connecter, Unionsuite vous envoie un code à 6 chiffres par courriel. Il n'y a pas de mot de passe. La plupart des codes manquants s'expliquent par une adresse mal tapée, un filtre antipourriel, ou trop de demandes trop vite. L'application retire les espaces et met l'adresse en minuscules, mais une coquille envoie quand même le code nulle part. Les codes ne servent qu'une fois et le courriel le plus récent l'emporte : si vous avez cliqué sur Resend code, les anciens codes cessent de fonctionner. Le champ de code se soumet de lui-même dès que vous tapez le sixième chiffre, vous n'avez donc pas à appuyer sur Verify code. Utilisez Change email pour recommencer avec une autre adresse.

Les limites de débit protègent la liste autorisée, et ce sont de courtes attentes, pas des verrouillages. Plus de 5 demandes de code en une minute, ou 20 en une heure, depuis votre réseau déclenche un message de trop de demandes. Plus de 5 demandes en 10 minutes pour une même adresse déclenche un message semblable pour cette adresse. « Access denied. » ou « Not allowed » signifient autre chose : votre courriel ne figure pas du tout sur la liste autorisée, et un administrateur doit l'ajouter dans Role Management. « Enter a valid email. » signifie que l'adresse n'a pas un format reconnaissable, et « Code is incorrect. » signifie que les chiffres ne correspondent pas au dernier code. Assurez-vous d'utiliser votre courriel de travail autorisé, car votre déploiement peut aussi restreindre la connexion à certains domaines de courriel.

1. 1Revérifiez l'adresse tapée; l'application retire les espaces et met tout en minuscules, mais une coquille envoie quand même le code nulle part.
2. 2Vérifiez votre dossier de pourriels et tout résumé de courriels en quarantaine que votre fournisseur utilise.
3. 3Attendez une minute, puis cliquez sur Resend code ; « Code resent. » confirme qu'un nouveau courriel est parti.
4. 4Entrez le code le plus récent reçu, car les anciens cessent de fonctionner dès qu'un nouveau est envoyé.
5. 5Si vous atteignez un message de trop de demandes, attendez la minute indiquée (ou dix minutes pour une même adresse) et réessayez.
6. 6Toujours rien ? Confirmez avec un administrateur que votre courriel de travail autorisé exact figure sur la liste autorisée.

Rester connecté, liens et formulaires

Sur la page de connexion, une case « Trust this device, stay signed in for 60 days » est cochée par défaut. Laissez-la cochée et votre session survit à la fermeture du navigateur pendant environ 60 jours ; décochez-la et la session ne dure que tant que le navigateur reste ouvert, alors le quitter exige un nouveau code la fois suivante. Aucune temporisation d'inactivité ne vous déconnecte en cours de session. Quand une session expire, ouvrir une page vous renvoie à l'écran de connexion, et une page déjà ouverte peut se mettre à échouer en silence avec des erreurs d'autorisation jusqu'à ce que vous la rechargiez. Après vous être reconnecté, vous arrivez toujours au Dashboard, pas à la page où vous étiez : repartez de là.

Les liens de partage de Personal Files sont signés et n'expirent pas selon un minuteur, mais un lien se brise quand le fichier ou le dossier a été déplacé, renommé ou supprimé, quand un dossier partagé est désormais vide, ou quand un administrateur a fait tourner le secret de signature. Repartagez depuis Personal Files pour obtenir un lien fonctionnel. Ces liens s'ouvrent sans connexion, alors qu'on vous demande de vous connecter signifie souvent que le lien complet, avec son long jeton, n'a pas été copié. Les liens de formulaires publics restreints sont différents : la page du formulaire est publique, mais soumettre exige de vérifier votre courriel avec un nouveau code à 6 chiffres chaque fois.

Quand un formulaire public refuse la soumission, le message nomme la règle déclenchée. « Too many submissions. Please try again later. » signifie que vous avez atteint la limite par réseau de 10 par minute ou 40 par heure : attendez simplement. « Submissions are closed for this form » signifie que le propriétaire l'a fermé. Un message de connexion requise ou d'accès refusé signifie que le formulaire est restreint et que votre courriel vérifié n'est pas admissible. « Form not found » signifie que le lien est erroné ou le formulaire supprimé, et une erreur de champ signifie qu'un champ requis ou mal formaté doit être corrigé. Les propriétaires gèrent les formulaires et leur état ouvert ou fermé dans Forms.

1. 1Pour rester connecté d'un redémarrage de navigateur à l'autre, laissez « Trust this device, stay signed in for 60 days » cochée sur la page de connexion.
2. 2Si une page échoue soudainement avec des erreurs d'autorisation, rechargez-la ; vous serez envoyé à la connexion, puis raméné au Dashboard.
3. 3Si un lien de partage est brisé, repartagez le fichier ou le dossier depuis Personal Files plutôt que de réutiliser l'ancien lien.
4. 4Si un formulaire vous refuse, lisez le message à l'écran, corrigez le champ nommé ou attendez la fin de la limite, et demandez un nouveau code par courriel si on vous le demande.

Boutons manquants et page « No access »

Presque chaque action d'Unionsuite est régie par une capacité. Export Data exige la capacité exportData, Mass email exige massEmail, et l'importation de la liste maîtresse exige importMasterList. La gestion des formulaires, l'éditeur du Comms Calendar et l'attribution des numéros d'ancienneté ont aussi chacun leur capacité. Les sections d'un profil de membre, comme Salary, Union, Home Address, Sensitive Dates, Notes et Changelog, ont chacune leur propre capacité de consultation, ce qui explique que deux collègues voient des portions différentes du même profil. Si un bouton qu'un collègue possède vous manque, comparez vos capacités dans Role Management avant de soupçonner un bogue.

La page « No access » indique « Your account exists, but it is not allowed to use this app yet. » Cela signifie que vous vous êtes connecté correctement mais sans rôle de personnel, alors vous êtes traité comme un simple membre. Un administrateur corrige cela en ajoutant ou corrigeant votre courriel dans Role Management avec le bon rôle, la bonne région ou la bonne section. Une chose à retenir : un changement de permission, qu'il s'agisse d'un réglage par défaut de rôle ou d'une exception par utilisateur, peut prendre jusqu'à environ 30 secondes à prendre effet parce que le serveur garde brièvement les détails d'accès en cache. Attendez une demi-minute et rechargez la page avant de conclure qu'un changement n'a pas fonctionné.

1. 1Utilisez Try a different account sur la page « No access » si vous avez plus d'une adresse de travail, car la vérification correspond à votre courriel de connexion exact.
2. 2Demandez à un administrateur d'ajouter ou de corriger votre courriel dans Role Management avec le bon rôle, la bonne région ou la bonne section.
3. 3Pour un bouton manquant, ouvrez Role Management et comparez vos capacités avec celles d'un collègue qui l'a.
4. 4Après tout changement de permission, attendez environ 30 secondes et rechargez la page avant de conclure à un échec.

Importations, exportations et accents brisés

Pendant l'importation de la liste maîtresse de paie sur la page Members, Apply Import reste désactivé tant que vous n'avez pas réglé chaque conflit (Accept, Reject ou Exclude) et vérifié les arrivées et les départs. C'est voulu, afin que rien ne s'applique à moitié révisé. Si l'on vous propose Refresh preview ou Force apply, quelqu'un a modifié des données de membre pendant votre révision, et rafraîchir pour relancer la comparaison est le choix le plus sûr. Les téléversements sont limités à 5 par heure par utilisateur, et chaque application archive d'abord un instantané, de sorte qu'un administrateur peut récupérer l'état d'avant l'importation. Les membres du fichier des départs absents de la nouvelle liste sont retirés, tandis que ceux marqués terminés dans la liste restent avec leur raison consignée.

Quand vous téléversez un CSV, Unionsuite détecte automatiquement l'encodage. Il tente d'abord l'UTF-8 strict puis se rabat sur Windows-1252, le format qu'Excel sous Windows utilise généralement, si bien que les noms accentués s'importent normalement bien dans les deux cas. Si vous voyez quand même des caractères � ou brouillés, réenregistrez le fichier au format CSV UTF-8 et évitez de le modifier dans plusieurs outils avant le téléversement, car des réenregistrements répétés peuvent double-encoder les caractères au point d'être irréparables. Une exportation qui semble vide tient presque toujours à la portée ou aux filtres : les exportations suivent les filtres de colonnes, de sections, de régions et de postes de la boîte de dialogue, excluent les membres en statut inactif, et ne contiennent jamais que ce que votre compte peut voir. La capacité exportData contrôle aussi le bouton d'exportation lui-même.

1. 1Réglez chaque conflit avec Accept, Reject ou Exclude et vérifiez les arrivées et les départs pour que Apply Import s'active.
2. 2Si on vous le propose, choisissez Refresh preview pour relancer la comparaison sur les données actuelles, ou Force apply seulement si votre révision tient toujours.
3. 3Si les accents semblent brisés, ouvrez le CSV dans votre tableur et réenregistrez-le au format CSV UTF-8, puis téléversez-le de nouveau.
4. 4Si une exportation semble vide, vérifiez les filtres de la boîte de dialogue d'exportation et confirmez que les personnes attendues sont dans la visibilité de votre compte et pas en statut inactif.

Des courriels qui n'arrivent jamais

Chaque type de courriel suit ses propres règles. Les codes de connexion proviennent du fournisseur d'authentification, à part de tout le reste du courriel de l'application, alors si seuls les codes manquent, vérifiez les pourriels et votre état de limite de débit. Les courriels de griefs et d'anniversaires tirent leurs réglages d'expéditeur, de copie conforme et d'exclusions de l'onglet Email Routing de Role Management d'abord, puis des réglages de déploiement, et les changements dans Email Routing prennent effet immédiatement. Le résumé des anniversaires part une fois par jour dans une fenêtre horaire locale configurée et refuse les envois en double pour la même date : un résumé qui n'est pas parti est peut-être simplement hors de sa fenêtre ou déjà envoyé.

Le courriel de masse saute quiconque s'est désabonné quand le type d'envoi est Optional ; réservez Required aux avis obligatoires. Les envois sont limités à 3 par utilisateur par heure et 10 par organisation par heure, et les destinataires ont besoin de colonnes valides de nom et de courriel, car les doublons et les lignes invalides sont écartés. Si un destinataire précis ne reçoit jamais rien, demandez-lui de vérifier ses filtres antipourriel et confirmez que l'adresse sur sa fiche de membre est exacte dans Members.

Écrans d'erreur, pages lentes et perte de données

Quand une page rencontre une erreur inattendue, Unionsuite affiche un écran « Something went wrong » avec Try again, Go to dashboard et Sign in again, et parfois un code de référence. Ce code est précieux quand vous demandez de l'aide, car il permet à l'équipe de retrouver l'erreur exacte côté serveur au lieu de deviner. La plupart des modifications s'appliquent instantanément et se synchronisent en arrière-plan : si une valeur revient en arrière et qu'un message d'erreur apparaît, l'enregistrement a échoué ; corrigez le problème et réessayez. Les longues listes sont plafonnées à l'écran (par exemple Seniority montre les 250 premiers résultats), alors utilisez la boîte de recherche pour réduire plutôt que de faire défiler.

Côté sécurité des données, Unionsuite est conçu pour rendre les actions destructrices récupérables ou du moins visibles. Chaque importation de liste maîtresse archive un instantané avant de s'appliquer, chaque modification de profil est consignée dans le changelog avec le champ, l'heure, l'auteur et les valeurs avant et après, et quiconque détient la capacité exportData peut exporter l'état courant comme sauvegarde avant un grand ménage. Les exceptions sont les suppressions dans Personal Files, les soumissions de formulaires et les entrées de calendrier, permanentes une fois confirmées, alors lisez ces fenêtres. Toujours coincé ? Posez une question claire « how do I » à l'assistant d'aide intégré, car il connaît le manuel et vos permissions exactes, et contactez un administrateur pour tout ce qui touche votre compte ou vos données.

1. 1Cliquez sur Try again, car un raté réseau passager se règle souvent au deuxième essai.
2. 2Si l'erreur revient, passez par le Dashboard et retournez à la page.
3. 3Si les actions échouent avec une erreur d'autorisation, votre session a expiré, alors reconnectez-vous.
4. 4Notez le code de référence de l'écran d'erreur et transmettez-le à votre administrateur.
5. 5Si vous croyez avoir perdu des données, signalez ce qui a changé et quand, car les archives d'importation et les changelogs sont horodatés.