Travailler avec le répertoire des membres

Qui vous pouvez voir

Ouvrir le répertoire des membres exige la capacité viewMembers, qu'un administrateur accorde dans Role Management. Ce que la liste vous montre dépend de la portée de votre rôle. Les administrateurs voient en général tous les membres de toutes les sections, les vice-présidents régionaux voient les membres des sections de leur région, et les responsables de section voient uniquement les membres de leur propre section. Sur la plupart des déploiements, les responsables de section ne voient aussi que les membres dont le statut est Active, mais cela se configure par déploiement. Si votre rôle comprend viewMembersListOutOfScope, vous voyez la liste complète des membres même en dehors de votre région ou de votre section, avec des champs restreints sur ces profils hors portée.

Deux règles s'appliquent à tout le monde, y compris aux administrateurs. Les membres réglés au statut inactif sont entièrement masqués du répertoire et leur profil ne peut pas être ouvert, alors réfléchissez avant de mettre quelqu'un à Inactive, car la personne disparaîtra de la liste pour tous les utilisateurs tout en restant dans la base de données. Les noms de section dans la colonne Location peuvent aussi être transformés à l'affichage (fusionnés ou renommés) selon des règles propres au déploiement.

Il n'y a aucun bouton de suppression pour les membres. Ils ne peuvent pas être retirés depuis le répertoire ni les pages de profil. Les membres quittent la liste par l'étape Departures de l'importation de la liste maîtresse, et les membres réglés au statut inactif disparaissent simplement de la vue.

Rechercher, filtrer et repérer les données manquantes

L'en-tête du répertoire indique le nombre total et Page X / Y, et juste sous la barre de recherche on lit Showing N to M of total. La liste est toujours triée par nom de famille, de A à Z, et il n'y a aucun contrôle de tri à l'écran. Les pages contiennent 50 membres, et vous les parcourez avec Prev et Next au bas. Votre recherche, votre portée, vos filtres et votre page sont conservés dans l'adresse de la page, donc le bouton Précédent du navigateur et les liens partagés restaurent exactement la même vue.

La recherche est indulgente. La correspondance ignore les accents, donc taper Seb trouve aussi Sebastien. Les recherches à plusieurs mots utilisent la logique ET, donc chaque mot doit correspondre quelque part dans les champs cherchables du membre. Si rien ne correspond, vous voyez No members match your search.

Le bouton Missing fields, à côté du sélecteur de portée, réduit la liste aux membres dont des données manquent. Il ouvre un panneau intitulé Show only members missing, avec environ 40 cases à cocher de champs comme Email, Date of Birth, Job Title et Membership Card. Seuls les champs qu'au moins un membre visible n'a réellement pas y apparaissent. Si tous les profils sont complets, il indique All members have complete profiles. L'option Membership Card est particulière : elle vérifie les fichiers de cartes stockés plutôt qu'une colonne de base de données, donc elle trouve les membres sans PDF de carte téléversé ou sans identifiant d'employé.

1. 1Utilisez le menu Search pour choisir une portée : All (par défaut), Name, Job, Location ou Status. Le choix actuel affiche une coche, et All cherche à la fois dans le nom, le courriel, le titre de poste, le lieu, l'organisation et le statut.
2. 2Saisissez votre terme dans la zone de recherche et cliquez sur Search. Cliquez sur Reset pour effacer le terme, la portée et tout filtre de champs manquants, et revenir à la page 1.
3. 3Pour repérer les lacunes, cliquez sur Missing fields et cochez une ou plusieurs cases. La liste se filtre aussitôt et le bouton affiche le nombre de filtres actifs, par exemple Missing fields (2).
4. 4Cliquez sur Clear filter dans le panneau, ou sur Reset, pour retirer le filtre. Cliquer en dehors du panneau ne fait que le fermer.

Dans un profil de membre

Cliquez sur le nom d'un membre pour ouvrir son profil. Il s'ouvre en haut de la page et montre son nom, l'éditeur de statut en ligne, les commandes de carte de membre, et un bouton Back qui vous ramène à la page précédente. Le profil est composé de blocs (Core, Salary, Employment, Union, Contact, Home Address, Dates, Seniority, Notes et Changelog), et chaque bloc n'apparaît que si vous détenez sa capacité de visualisation. Si vous ne voyez pas un bloc, vous n'avez pas sa capacité.

Certains blocs ont leurs propres commandes. Le bloc Core relie Job Title et Location à leurs pages de poste et de section. Le bloc Employment a des puces Flexwork et Rehire qui ouvrent des panneaux où vous tenez des lignes de texte libre avec Add row et un x par ligne. Le bloc Seniority a un interrupteur qui inclut ou exclut le membre de la liste Seniority, et le bloc Notes est un champ de texte libre. Pour les responsables de section, le serveur retire toujours les valeurs d'adresse résidentielle et refuse de les modifier, quelles que soient les capacités.

Si vous ouvrez un profil en dehors de votre région ou de votre section assignée (possible seulement avec la capacité viewMembersOutOfScope), une bannière ambre Out-of-scope member apparaît et seuls les blocs permis sont visibles. Sur ces profils, chaque bloc est régi par la variante hors portée de sa capacité, donc un administrateur contrôle exactement quels blocs les vice-présidents régionaux et d'autres peuvent voir sur les membres hors région.

Modifier les champs et changer le statut

Le badge Status dans la liste, et dans l'en-tête du profil, se modifie sur place. Un simple clic ne fait rien volontairement, pour éviter les modifications accidentelles, donc vous double-cliquez. Les statuts disponibles sont configurés par déploiement, et enregistrer une modification de statut exige les capacités editMembers et editMemberFieldEmployment. L'enregistrement est optimiste : le changement s'applique aussitôt, et si le serveur le refuse, le badge revient en arrière et une erreur Update failed apparaît.

Modifier un champ exige la capacité editMembers plus la capacité d'édition correspondante du bloc. Il n'y a aucun flux de demande ou d'approbation, donc les modifications enregistrées s'appliquent aussitôt, là encore de façon optimiste. Chaque modification est inscrite au Changelog du membre et envoyée comme notification dans l'application aux administrateurs et aux vice-présidents régionaux. Une petite pastille dans le coin d'une carte de champ vous indique son histoire : l'orange signifie modifié à la main, le rouge une valeur d'importation rejetée, et le cyan que le champ est marqué Do not notify. Si un champ en mérite plus d'une, le cyan l'emporte, puis le rouge, puis l'orange.

1. 1Pour changer un statut, double-cliquez sur le badge, choisissez un statut dans le menu, puis cliquez sur la coche verte pour enregistrer ou sur le x rouge pour annuler.
2. 2Pour modifier un champ, double-cliquez sur la carte du champ et saisissez la nouvelle valeur. Pour Job Title et Location, des puces de suggestion apparaissent dès que vous avez tapé trois caractères ou plus, et cliquer sur l'une d'elles la remplit.
3. 3Cliquez sur Save, puis confirmez l'invite avant/après, ou utilisez Cancel pour abandonner.
4. 4Pour protéger une valeur corrigée à la main, appuyez longuement sur une carte de champ pendant environ trois secondes pour activer son indicateur Do not notify (la pastille cyan). Les champs marqués sont entièrement ignorés lors des importations de la liste maîtresse et ne sont jamais écrasés.

Cartes de membre et Changelog

Certains déploiements stockent un PDF de carte de membre par membre. Si le vôtre n'utilise pas cette fonction, vous ne verrez pas ces commandes. Quand une carte existe, un bouton Membership card dans l'en-tête du profil ouvre le PDF dans un nouvel onglet, ce qui exige la capacité viewMembershipCards. Le lien de téléchargement est signé et valide environ une heure, alors recliquez simplement sur le bouton s'il expire. Le téléversement et la suppression sont tous deux régis par la capacité deleteMembershipCards : seuls les fichiers PDF sont acceptés, la taille maximale est de 10 MB, et le membre doit avoir un identifiant d'employé au dossier. Un nouveau téléversement remplace la carte existante, et une icône rouge de corbeille à côté du bouton de carte supprime une carte après confirmation.

Au bas du profil, le bloc Changelog est un historique repliable. Cliquez sur son en-tête pour le déplier ou le replier ; l'en-tête affiche le nombre total d'entrées. Chaque entrée indique le champ modifié, la date et l'heure, le courriel de la personne qui a fait le changement, et le diff avant/après. Les entrées sont du plus récent au plus ancien, 15 par page, avec des boutons Previous et Next. Il n'y a aucun contrôle de filtre, car c'est l'historique complet de ce membre.

1. 1Pour voir une carte, cliquez sur le bouton Membership card dans l'en-tête du profil.
2. 2Pour en ajouter une, cliquez sur Upload card PDF et choisissez un PDF d'au plus 10 MB.
3. 3Pour en retirer une, cliquez sur l'icône rouge de corbeille et confirmez l'invite.
4. 4Pour consulter l'historique, cliquez sur l'en-tête Changelog pour le déplier, puis parcourez avec Previous et Next.

Membres temporaires et retraités

Deux listes parallèles regroupent les personnes absentes de la liste maîtresse de paie de l'employeur. Depuis la barre d'outils des Membres, Manage Other Members ouvre un sélecteur avec des boutons Temporary (ambre) et Retirees (bleu). Les membres temporaires sont des personnes pas encore sur la liste maîtresse, et ils sont inclus dans un Export Data CSV global complet. Les retraités sont d'anciens membres conservés sur les envois courriel à l'échelle du syndicat. Gérer l'une ou l'autre liste exige la capacité exportData. Chaque liste affiche les colonnes Name, Email et Phone avec un bouton Remove par ligne.

Une pastille orange à côté d'un nom signale que le même nom existe sur la liste principale, ce qui aide à repérer les doublons accidentels. Il n'y a aucun outil de fusion, donc les doublons sont signalés ainsi plutôt que fusionnés automatiquement. Sur la liste Temporary seulement, un petit marqueur vert de conservation dans le coin gauche de chaque ligne vous permet de marquer quelqu'un à conserver, ne pas retirer, pour le personnel qui est sur la liste à dessein. Retirer quelqu'un demande toujours une confirmation d'abord.

1. 1Ouvrez Manage Other Members depuis la barre d'outils, puis choisissez Temporary ou Retirees.
2. 2Cliquez sur Add person, remplissez Name et Email (Phone est optionnel), puis cliquez sur Add.
3. 3Pour retirer quelqu'un, cliquez sur Remove et confirmez le dialogue.
4. 4Sur la liste Temporary, si la pastille orange d'une ligne signale une correspondance de nom avec un membre actif, le dialogue Remove propose Add email to profile & remove, qui copie le courriel sur le profil correspondant et envoie à la personne un courriel bilingue de mise à niveau avant de supprimer l'entrée temporaire.