Changez de système sans perdre un seul dossier.
Quitter les feuilles de calcul ou un vieux système, c'est la partie stressante, alors nous y allons une étape à la fois. Nous révisons votre liste de membres ligne par ligne et nous l'importons dans le système privé de votre syndicat, puis nous intégrons les échéances de votre convention et nous les testons. Rien n'est mis en ligne avant qu'une longue liste de vérification ne soit réussie.
Cinq étapes du début à la mise en ligne.
Chaque syndicat suit le même plan éprouvé, en général de deux à trois semaines. Votre bureau continue de travailler dans son système actuel pendant tout ce temps.
Atelier de découverte et d'installation
Nous nous assoyons avec votre convention collective et votre organigramme, puis nous adaptons le produit à votre syndicat. Nous utilisons vos mots (sections, locaux ou unités; dirigeants ou délégués), confirmons la structure de vos sections et le regroupement de vos membres, et installons vos statuts de membres. Les rôles et les permissions sont réglés dans le détail, pour que chaque personne voie exactement ce dont son poste a besoin, et rien de plus.
Votre propre système privé
Nous montons un système privé qui appartient à votre syndicat seul : sa propre base de données, sa propre adresse web et sa propre adresse d'envoi de courriels de masse vérifiée. Pour vous connecter, vous recevez un code à usage unique par courriel. Aucun mot de passe. Il n'y a pas de base partagée, alors aucun autre syndicat ne peut jamais atteindre vos données.
Importation de la liste de membres
Nous chargeons la liste de votre employeur dans le même outil que votre équipe utilisera ensuite. Chaque ligne est triée : un nouveau membre, une personne qui part, un membre congédié gardé au dossier, ou un changement. Nous sauvegardons une copie complète d'abord, puis nous appliquons tout d'un coup et le consignons pour chaque membre.
Votre convention, intégrée
Nous transformons vos échéances de griefs en dates d'échéance automatiques, à partir des vrais décomptes de jours de votre convention. Nous ajoutons vos jours fériés, pour qu'une échéance ne tombe jamais un jour où le bureau est fermé. La liste d'articles de votre convention alimente le formulaire de grief, et vos mots apparaissent sur chaque écran, export et courriel.
Formation et vérification avant la mise en ligne
Nous formons vos administrateurs et faisons la passation avec une visite des rôles et de l'acheminement des courriels. Avant la première vraie connexion, nous passons une liste de vérification de 184 points sur le système en ligne : une connexion par rôle, une vérification que chacun ne voit que ce qu'il doit voir, un grief test dont l'échéance tombe un jour férié pour prouver le calcul, et bien d'autres vérifications sur la sécurité des données et le bon fonctionnement.
Ce que vous fournissez. Ce que nous prenons en charge.
Votre bureau envoie quatre choses. Nous faisons le reste.
Vous fournissez
- La liste de membres de votre employeur : le fichier que la paie ou les RH produisent déjà, noms de colonnes en désordre compris.
- Votre convention. Le PDF suffit; nous en tirons les décomptes de jours et la liste des articles.
- Votre liste de sections et de dirigeants : qui dirige chaque section, où travaillent vos membres et qui a besoin de quel accès.
- Votre logo et vos couleurs, pour que votre équipe se connecte à un outil qui lui ressemble dès le premier jour.
Nous prenons en charge
- Le montage de votre système privé : base de données, adresse web, adresse d'envoi de courriels de masse.
- L'adaptation de l'outil d'import aux noms de colonnes exacts de votre employeur.
- L'intégration des échéances de votre convention et de votre calendrier de jours fériés.
- Le renommage du produit pour utiliser vos mots, partout.
- Le réglage des rôles et des accès selon votre façon de fonctionner.
- Le chargement des membres, des dirigeants de section et des numéros d'ancienneté.
- La formation de votre équipe et la longue liste de vérification avant la mise en ligne.
Pas de fichier de l'employeur? Aucun souci. Nous chargeons vos feuilles de calcul directement. Nous faisons des vérifications soignées : sections sans membres, valeurs de statut bizarres, dates d'ancienneté manquantes.
L'outil d'import qui rend le changement sécuritaire.
L'outil qui charge votre liste au jour un est le même qui vérifie ensuite chaque liste de l'employeur. Il suit une règle : une valeur corrigée à la main par vos dirigeants n'est jamais écrasée en silence.
Quatre types de changements
Chaque ligne du fichier de l'employeur va dans exactement un groupe, avec un aperçu complet avant que rien ne soit enregistré. Nous vérifions les deux fichiers contre les changements cachés et appliquons tout d'un coup, pour que ça ne reste pas à moitié fait.
- Nouveaux membres : dans le fichier, pas encore dans votre base
- Membres qui partent : sauvegardés dans votre archive avant le retrait
- Membres congédiés : gardés au dossier, avec le motif et la date
- Changements : montrés champ par champ, tous consignés
C'est vous qui décidez, champ par champ
Quand la paie contredit une valeur corrigée à la main par votre équipe, nous appelons ça un conflit. Vous tranchez chacun, et rien ne s'applique tant que ce n'est pas fait. Il n'y a pas de bouton « tout accepter », volontairement.
- Accepter : prendre la valeur de l'employeur
- Rejeter : garder votre valeur corrigée à la main
- Exclure : verrouiller le champ pour que l'employeur ne puisse jamais le changer
- Des pastilles colorées montrent d'où vient la valeur de chaque champ
Un outil qui gère les fichiers en désordre
Les vrais fichiers d'employeurs sont en désordre, et l'outil est bâti pour ça. Ce qu'il ne peut pas trancher se retrouve dans une liste que vous pouvez renvoyer directement à la paie pour correction.
- Seulement 3 colonnes requises : numéro d'employé, prénom, nom
- Noms de colonnes intelligents : Emp ID, No de membre ou Surname fonctionnent tels quels
- Il lit correctement les noms accentués comme Sébastien, même des vieux fichiers
- Il reconnaît les numéros même avec des zéros en trop : 012345 égale 12345
Vos données sont à vous, partir est facile aussi.
Nous préparons votre départ avec autant de soin que votre arrivée. Les étapes sont prévues dans notre entente, et elles commencent toujours par vous remettre tout.
Exporter d'abord
Vous recevez une copie complète de votre base de données, chaque fichier stocké et des fichiers que tout le monde peut ouvrir. Nous vous remettons le tout et vous signez pour confirmer que vous l'avez.
Révoquer ensuite
Nous coupons les accès seulement après que vous avez confirmé avoir tout reçu, alors vous travaillez sans interruption jusqu'à la passation.
Supprimer en dernier
Nous supprimons votre système à une date convenue par écrit. Comme il est à vous seul, sa suppression efface entièrement vos données. Il n'y a aucune base partagée à démêler.
Vos questions sur le changement, répondues.
En général de deux à trois semaines du début à la mise en ligne : l'atelier d'installation, votre système privé, l'import de la liste de membres, votre convention, la formation et la vérification finale. Votre bureau continue de travailler dans son système actuel jusqu'au jour du changement.
Rien. Le changement est toujours gratuit, dans tous les forfaits. L'adaptation de l'outil d'import au fichier de votre employeur, le chargement de vos données, l'intégration de votre convention et la formation de votre équipe font tous partie de l'installation.
Oui, tout se renomme. Les sections peuvent devenir des locaux ou des unités, les dirigeants des délégués, et le changement suit dans les menus, les titres de pages, les exports et les courriels. Même l'assistant d'aide intégré répond avec les mots de votre syndicat.
Nous les intégrons à partir des décomptes de jours réels de votre convention, pas d'une estimation, et ces décomptes deviennent des dates d'échéance automatiques. Les fins de semaine et vos jours fériés repoussent une échéance au jour ouvrable suivant. Une échéance que vous acceptez de prolonger l'emporte toujours sur la date automatique, et nous la consignons. À la mise en ligne, nous testons le calcul sur une échéance qui tombe un jour férié.
Oui. Vous travaillez dans votre système actuel jusqu'au jour du changement, et le passage lui-même se fait par étapes, avec soin. Votre équipe révise la configuration finale, nous passons la longue liste de vérification sur le système en ligne, et c'est seulement ensuite que votre bureau bascule. Rien n'est mis en ligne avant votre approbation.
Jamais. Chaque syndicat fonctionne sur son propre système privé : sa propre base de données, son adresse web et son adresse courriel. Il n'y a aucune base partagée, donc la séparation entre les syndicats est structurelle, imposée par l'architecture elle-même.
Les feuilles de calcul du système de paie ou des RH de votre employeur sont la voie principale, et seulement trois colonnes sont requises. Les noms de colonnes en désordre, les accents mal lus et les zéros en trop dans les numéros sont tous réglés pour vous. Pas de fichier de l'employeur? Nous chargeons vos feuilles de calcul directement, avec des vérifications soignées par la suite.
Moins que vous pensez. Nous donnons à vos administrateurs une visite en direct des rôles et de l'acheminement des courriels, et l'aide de tous les jours est intégrée au produit. Un assistant d'aide dans l'application connaît le manuel complet, parle vos mots et sait ce que chaque utilisateur a le droit de voir.
Apportez-nous votre feuille de calcul la plus en désordre.
Réservez un appel et nous vous montrerons exactement comment se déroulerait le changement de votre syndicat, avec le vrai fichier de votre employeur.