Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
Unionsuite détient les renseignements personnels que votre syndicat lui confie. Cette politique explique ce que nous traitons, pourquoi, où les données résident, avec qui nous les partageons, et les droits dont vous et vos membres disposez. Une entente de traitement des données signée en régit les détails; cette page en est le modèle standard.
Mis à jour le 11 juin 2026.
Sécurité et conformité
Rapport de sécurité et de conformité des données
Notre architecture de sécurité complète et notre environnement de contrôle — isolation à locataire unique, chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès sans mot de passe, journaux d'audit par enregistrement et cycle de vie complet des données — mis en correspondance, contrôle par contrôle, avec les critères SOC 2 et la norme ISO/IEC 27001:2022, sur une infrastructure canadienne certifiée.
Aligné SOC 2 Aligné ISO 27001 Hébergé au Canada
Qui nous sommes et notre rôle
- Unionsuite Ltd. (« Unionsuite », « nous ») conçoit et exploite la plateforme Unionsuite depuis Ottawa, au Canada.
- Pour les données personnelles des membres dans l'espace de votre syndicat, votre syndicat est le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant : nous ne traitons ces données que selon les instructions documentées de votre syndicat, afin de fournir et de soutenir le service. Votre syndicat décide ce qui est recueilli et pourquoi, et est responsable de la base légale de la collecte et d'en informer ses membres.
- Pour une petite quantité de données que nous déterminons nous-mêmes, les coordonnées et les comptes du personnel qui administre votre espace, et nos propres dossiers de facturation, nous agissons comme responsable du traitement.
- Nous ne vendons jamais de données personnelles, et nous n'utilisons jamais les données des membres à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'IA tiers.
Ce que nous traitons et pourquoi
- Les dossiers de membres et du syndicat que votre syndicat saisit : noms, coordonnées, emploi et classification, ancienneté, statut des cotisations, historiques de griefs, documents joints et les champs personnalisés que votre espace définit. Nous les traitons uniquement pour que votre syndicat fonctionne sur Unionsuite.
- Les données de compte des personnes qui administrent l'espace : adresse courriel, rôle et permissions, et activité de connexion. Nous les utilisons pour authentifier les utilisateurs et sécuriser le service.
- Les données d'exploitation et de diagnostic nécessaires au fonctionnement de la plateforme : journaux d'audit des actions et rapports d'erreurs (voir les sous-traitants). Nous les utilisons pour assurer la fiabilité du service et enquêter sur les problèmes.
- Nous ne recueillons que ce dont le service a besoin. Nous ne créons pas de profils publicitaires ou comportementaux des membres.
Base légale et conformité à la LPRPDE
- Notre traitement est aligné sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et sur les lois provinciales applicables en matière de vie privée.
- À titre de sous-traitant, nous nous appuyons sur les instructions de votre syndicat et sur la base légale dont il dispose pour les données de ses membres (généralement la représentation et l'administration légitimes de ses membres, et le consentement lorsqu'il est requis).
- Lorsque nous agissons comme responsable du traitement (comptes administrateurs, facturation), nous nous appuyons sur le contrat conclu avec votre syndicat et sur notre intérêt légitime à exploiter et sécuriser le service.
Isolation à locataire unique
- Chaque syndicat reçoit sa propre base de données, son propre stockage de fichiers et sa propre adresse web, isolés. Vos données ne sont jamais mélangées dans une table ou un dépôt partagé avec celles d'un autre syndicat. Cette séparation est intégrée à l'architecture, et non un simple réglage de politique.
- Parce que les espaces sont séparés, la configuration, l'import ou l'erreur d'un autre syndicat ne peut jamais atteindre vos données.
Les sous-traitants sur lesquels nous comptons
- Supabase, base de données Postgres gérée, stockage de fichiers et authentification. Les données des membres sont hébergées dans une région canadienne. Supabase fonctionne sur une infrastructure certifiée SOC 2 / ISO 27001.
- Vercel, hébergement de l'application et réseau de diffusion (CDN) pour le site et l'application. Vercel fonctionne sur une infrastructure certifiée SOC 2.
- Resend, envoi des courriels transactionnels et de masse (codes de connexion, notifications, envois de masse de votre syndicat).
- Sentry, surveillance des erreurs et des performances, pour détecter et corriger rapidement les problèmes.
- Anthropic (Claude), alimente l'assistant IA optionnel dans l'application et sur le site. L'assistant répond à partir du manuel du produit et des documents d'offre; il ne lit pas vos dossiers de membres, et les données des membres ne servent jamais à entraîner les modèles d'Anthropic.
- Chaque sous-traitant est lié par une entente écrite assortie d'obligations de confidentialité et de sécurité, et ne peut utiliser les données de votre syndicat que pour nous fournir son service. Nous donnons un préavis avant d'ajouter ou de changer un sous-traitant qui traite des données de membres.
Où résident vos données
- Les données personnelles des membres sont stockées au Canada, dans un centre de données canadien, pour tous les forfaits.
- Certaines données d'exploitation (par exemple les diagnostics d'erreurs et les métadonnées d'envoi de courriels) peuvent être traitées par des sous-traitants hors du Canada. Le cas échéant, le transfert est encadré par les garanties contractuelles du sous-traitant, et les dossiers personnels des membres demeurent hébergés au Canada.
Comment nous les sécurisons
- Chiffrement en transit et au repos, connexion sans mot de passe par codes courriel à usage unique à débit limité, sécurité au niveau des lignes dans la base de données, et permissions par rôle (47 capacités précises réparties sur 4 rôles).
- Journaux d'audit par dossier, sauvegardes automatiques, une copie sauvegardée à la main avant chaque opération en masse, et liens signés à durée limitée pour l'accès aux fichiers.
- Une description plus complète se trouve sur notre page de sécurité au /security.
Conservation et suppression
- Nous conservons les données des membres tant que votre syndicat maintient son espace et nous le demande.
- Vous pouvez tout exporter vous-même en tout temps, membres, historiques de griefs, journaux d'audit et fichiers, en CSV, Excel ou PDF.
- À votre départ, l'ordre est délibéré : exporter d'abord, révoquer l'accès, puis supprimer selon un calendrier convenu, confirmé par écrit. Vos données ne sont jamais retenues en otage.
- Les sauvegardes sont renouvelées et expirent selon un cycle normal après la suppression.
Droits des membres, exercés par votre syndicat
- Les droits des membres d'accéder à leurs données personnelles, de les corriger ou de les supprimer s'exercent par l'entremise de leur syndicat, qui est le responsable de ces données.
- Lorsque votre syndicat le demande, nous l'aidons à trouver, exporter, corriger ou supprimer les dossiers d'un membre, et nous agissons promptement selon ses instructions.
- Si un membre nous contacte directement, nous le renvoyons à son syndicat et aidons celui-ci à répondre.
IA et traitement automatisé
- L'assistant IA est optionnel. Il répond aux questions à partir du manuel du produit et de nos documents d'offre, et non des dossiers de membres, et ne prend aucune décision automatisée à propos des membres.
- Les données personnelles des membres ne servent jamais à entraîner les modèles d'Anthropic ni ceux d'un autre tiers.
Témoins et statistiques
- Le site marketing utilise Vercel Analytics, respectueux de la vie privée : il mesure les pages vues et les performances sans témoins et sans recueillir de renseignements personnels des membres.
- L'application n'utilise que les témoins nécessaires pour vous garder connecté en toute sécurité. Nous n'utilisons aucun traceur publicitaire.
Modifications et contact
- Nous donnons un préavis raisonnable de tout changement important à cette politique ou à nos sous-traitants.
- Questions de confidentialité, questionnaire de sécurité, ou demande de notre ETD signée, écrivez à security@unionsuite.net, ou à support@unionsuite.net pour le reste. Une vraie personne répond.
Des questions ? Écrivez-nous, une vraie personne répond.