Gérer les griefs et les échéances

Qui voit quoi

L'espace Griefs est ouvert aux administrateurs, aux RVP et aux responsables de section. Les membres sont renvoyés au Tableau de bord. Ce que vous voyez dépend de votre rôle. Un responsable de section voit ses propres brouillons et ses soumissions en attente, ainsi que les dossiers acceptés par le bureau national, qu'il peut suivre mais non ouvrir. Un RVP ne voit que les dossiers de sa propre région, sans recours pour ceux qu'il aurait déposés ailleurs. Un administrateur voit tous les dossiers, sauf les brouillons non soumis d'autrui.

Ouvrir le tableau de bord exige la capacité viewGrievances, et déposer ou modifier exige editGrievances. Un administrateur accorde les deux dans Role Management. Plusieurs actions du flux de travail sont aussi limitées par rôle sur le serveur, de sorte que les capacités seules ne suffisent pas toujours.

L'en-tête de la page porte un sous-titre propre au rôle, et seuls les rôles autorisés à déposer voient un bouton de création. Il indique Submit Complaint Form pour un responsable de section et File Grievance pour un RVP ou un administrateur.

Déposer une plainte ou un grief

Utilisez le bouton de création pour ouvrir la fenêtre de dépôt. La soumission d'un responsable de section est enregistrée comme brouillon que son RVP devra examiner. La soumission d'un RVP ou d'un administrateur démarre aussitôt active à l'Étape 1, sans étape d'approbation. Les champs obligatoires portent un astérisque rouge, et le formulaire montre un aperçu du numéro de dossier généré et d'un titre bâti à partir du nom de l'employé, du lieu et du type.

Choisissez une région (verrouillée sur la vôtre pour les RVP et les responsables de section, modifiable pour les administrateurs) et un type de grief : Individuel, Groupe ou Politique. Le type Politique n'est offert qu'aux administrateurs. Les dossiers Individuels demandent les renseignements de l'employé. Saisissez la date de l'étape de la plainte et, sauf pour un dossier Politique, la date de l'incident, qui démarre le délai de dépôt de 30 jours. Un dossier Politique remplace la date de l'incident par une zone de texte de politique.

Les RVP et les administrateurs doivent référencer au moins un article de la convention collective au dépôt. Les responsables de section sautent cette étape, car le RVP ajoute les articles au moment de présenter le brouillon. Les administrateurs remplissent aussi la section de signature du représentant au dépôt.

1. 1Cliquez sur Submit Complaint Form (responsable de section) ou File Grievance (RVP/administrateur).
2. 2Choisissez la région et le type de grief (Individuel, Groupe ou Politique).
3. 3Pour un dossier Individuel, saisissez le nom de famille, les prénoms, le téléphone, la classification et le lieu de travail de l'employé.
4. 4Entrez la date de l'étape de la plainte et la date de l'incident (ou le texte de la politique pour un dossier Politique).
5. 5Décrivez le grief et le redressement demandé, ajoutez les articles référencés si vous êtes RVP ou administrateur, puis soumettez.

Du brouillon à l'actif : présenter et approuver

La plainte d'un responsable de section commence comme Brouillon. Un RVP examine les brouillons de sa région et en présente un pour l'examen de l'Étape 1, ce qui le fait passer En attente et envoie un courriel au bureau national et au RVP présentateur. La présentation demande au RVP de confirmer ou d'ajouter des articles et de remplir la section du représentant avec un nom, une date et une signature au dossier.

Un administrateur examine ensuite les dossiers en attente. L'approbation rend le dossier actif à l'Étape 1 et envoie un courriel au RVP présentateur ainsi qu'à la liste de distribution de la phase active. Le renvoi au brouillon exige une raison, transmise au soumetteur et affichée sur le dossier dans une bannière ambre. Les deux actions sont consignées dans le changelog.

Une fois un dossier actif, il a quitté les mains du responsable de section. Celui-ci continue de voir la ligne, mais le dossier se verrouille et s'affiche comme pris en charge par le bureau national.

1. 1RVP : ouvrez la section des brouillons et examinez une soumission de section.
2. 2RVP : cliquez sur Present, confirmez les articles référencés, signez et présentez pour l'examen de l'Étape 1.
3. 3Administrateur : ouvrez Pending Approval et examinez le dossier.
4. 4Administrateur : cliquez sur Approve pour activer le dossier, ou Return to Draft avec une raison obligatoire.

Lire le tableau et les signaux d'urgence

Les dossiers actifs se trouvent sur un tableau à trois colonnes intitulées Step 1, Step 2 et Arbitration, chacune avec un décompte. Les cartes affichent le numéro de dossier en chasse fixe, le nom du dossier, l'étape, la région le cas échéant, la date de dépôt et le déposant. Un numéro de dossier de l'employeur, lorsqu'il est défini, apparaît en bleu sous la forme REF à côté du numéro de dossier.

L'urgence dépend de la pire échéance non terminée du dossier. Une étiquette orange signifie qu'une échéance approche, dans les trois jours ouvrables, et une étiquette rouge signifie qu'elle est dépassée, avec un texte comme « Due today » ou « Overdue by 2d ». Aucune étiquette signifie que rien n'est urgent. Pour les administrateurs, la liste active trie les dossiers en retard d'abord, puis ceux à échéance proche, puis les plus récemment mis à jour.

Une barre, une pastille bleue ou un titre en gras signalent les dossiers ayant des mises à jour que vous n'avez pas encore vues. Ouvrir un dossier le marque comme lu pour vous et laisse intacts les repères des autres. Une recherche en ligne au-dessus du tableau actif filtre par numéro de dossier, nom, région, étape et l'identifiant de courriel du déposant, à mesure que vous tapez.

Suivre les échéances et faire progresser les étapes

Le dossier présente une chronologie avec des cartes Step 1, Step 2, Arbitration et Resolution, et les échéances sont calculées pour vous à partir de l'article de procédure de grief de votre convention collective. Quand vous consignez la date d'un événement, la prochaine échéance se remplit : l'Étape 1 déposée fixe la réponse due de l'Étape 1, la réponse de l'Étape 1 fixe l'échéance d'escalade de l'Étape 2, l'Étape 2 déposée fixe sa réponse due, et la réponse de l'Étape 2 fixe l'échéance de renvoi à l'arbitrage. La cascade ne lit que les dates d'événements, de sorte qu'une échéance que vous ajustez à la main reste prioritaire.

Les échéances ajoutent des jours civils, puis reportent au prochain jour ouvrable si elles tombent une fin de semaine ou un jour férié. L'urgence se compte en jours ouvrables. La plupart des champs se modifient sur place : double-cliquez sur une valeur, modifiez-la et cliquez sur Save. Les modifications sont enregistrées au fil de l'eau, alors Save & Close n'est qu'une sortie propre.

Les administrateurs et les RVP font avancer un dossier actif avec Advance Stage et une confirmation. L'avancement n'envoie aucun courriel. Si les deux parties s'entendent pour prolonger une échéance, les administrateurs et les RVP peuvent la consigner dans la section Deadline Extensions avec la nouvelle date et une raison obligatoire, ce qui décale l'échéance active et ajoute une étiquette bleue Extended. Seuls les administrateurs peuvent retirer une prolongation.

1. 1Ouvrez un dossier depuis le tableau pour voir sa chronologie.
2. 2Consignez un événement en modifiant le champ de date correspondant, par exemple la date de réception de la réponse de l'Étape 1.
3. 3Laissez Unionsuite calculer la prochaine échéance à partir de cette date.
4. 4Quand une étape est terminée, cliquez sur Advance Stage et confirmez pour faire avancer le dossier.
5. 5Si une échéance est prolongée mutuellement, cliquez sur Record extension (Art. 11.07) et saisissez la nouvelle date et la raison.

Formulaires, commentaires, fichiers et changelog

Sur un dossier actif à l'Étape 1, le bouton Step 1 Form génère le formulaire officiel de grief de votre déploiement, sous forme de PDF d'une page rempli, ouvert dans un nouvel onglet. Les étiquettes d'articles d'un dossier alimentent à la fois ce formulaire et la recherche par article de l'archive.

Chaque dossier comporte un fil Discussion pour les commentaires et une carte Attachments pour les fichiers PDF (jusqu'à 100 Mo chacun). Les fichiers vivent dans des dossiers que vous pouvez nommer et colorer (Blue, Green, Red ou Yellow), y compris des dossiers verrouillés exigeant un mot de passe d'au moins quatre caractères. Glissez un fichier sur un dossier, un fil d'Ariane ou l'arrière-plan pour le déplacer. Les commentaires s'affichent aussitôt, peuvent être modifiés par leur auteur pendant environ cinq minutes, et supprimés par les administrateurs. Les commentaires ne déclenchent jamais de courriels, mais ils comptent pour les repères de non-lu.

Le Changelog est une chronologie de vérification complète, du plus récent au plus ancien. Il consigne la création, la présentation, l'approbation, le renvoi, l'avancement, la résolution et la réouverture du dossier, chaque modification de champ, les téléversements et déplacements de fichiers, les prolongations d'échéance et les commentaires supprimés, chacun avec l'auteur et le moment. Les publications de commentaires restent dans Discussion plutôt que dans le changelog.

1. 1Ouvrez le dossier et utilisez la zone de commentaire pour ajouter une note au fil.
2. 2Téléversez les PDF justificatifs dans la carte Attachments, en les organisant dans des dossiers au besoin.
3. 3Pour un dossier actif à l'Étape 1, cliquez sur Step 1 Form pour télécharger le PDF de grief rempli.
4. 4Consultez le Changelog pour voir qui a changé quoi et quand.

Résoudre, rouvrir et supprimer

Lorsqu'un grief se termine, un administrateur peut le résoudre à n'importe quelle étape, et un RVP ne peut le résoudre qu'à l'Étape 1. La résolution demande un résultat (Won, Lost, Settled, Settled pending implementation, Withdrawn ou Referred to Expedited Arbitration), des notes facultatives et le numéro de dossier saisi pour confirmer. Le dossier est archivé, devient en lecture seule et passe dans l'Archive. La plupart des résultats sont définitifs.

Choisir Settled pending implementation garde le dossier vivant. Cela exige une date de mise en œuvre et peut comporter un courriel de notification, envoyé une seule fois à compter de cette date. Ces dossiers restent épinglés en tête de l'archive avec une étiquette PENDING IMPL, les administrateurs conservent l'accès en modification, et ils peuvent être rouverts si le règlement n'est pas honoré. La réouverture est réservée aux administrateurs et à ces seuls dossiers.

Seuls les dossiers en brouillon et en attente peuvent être supprimés, par le responsable de section propriétaire ou un administrateur, après avoir saisi le numéro de dossier pour confirmer. Les dossiers actifs et clos ne peuvent pas être supprimés. L'Archive offre une recherche plus complète par mot-clé, article ou date, de sorte que les dossiers clos restent faciles à retrouver.

1. 1Administrateur (ou RVP à l'Étape 1) : cliquez sur Resolve Grievance et choisissez un résultat.
2. 2Ajoutez des notes au besoin, puis saisissez le numéro de dossier pour confirmer.
3. 3Pour un règlement non achevé, choisissez Settled pending implementation et fixez la date de mise en œuvre.
4. 4Retrouvez les dossiers clos plus tard dans l'Archive à l'aide de la recherche par mot-clé, article ou date.