Tenir la liste d'ancienneté

Qui peut utiliser la Liste d'ancienneté

Ouvrir la page Liste d'ancienneté exige un compte administrateur ou Regional VP (RVP). Toute autre personne voit un avis ACCESS DENIED. Voir la liste des membres sans numéro de priorité demande la capacité viewSeniority, que les administrateurs et les RVP possèdent généralement.

Attribuer des numéros de priorité, exporter et importer en lot exigent tous la capacité editSeniority, habituellement réservée aux administrateurs. Si vous pouvez ouvrir la page sans l'avoir, ces actions renvoient une erreur de permission dans une bannière rouge près du haut.

Les administrateurs travaillent avec tous les membres. Les autres ne voient que les membres des branches qu'ils sont autorisés à consulter, donc un RVP voit sa propre région. Si votre syndicat ne tient pas de listes d'ancienneté formelles, cette fonction peut être désactivée sur votre déploiement, donc communiquez avec votre administrateur système.

Comment fonctionne le classement

Deux valeurs déterminent ensemble la place d'un membre. La date d'ancienneté (la Union Seniority Date, ou la Seniority Date si elle est vide) est le tri principal, et une date plus ancienne signifie toujours une ancienneté plus élevée.

Un numéro de priorité est un petit nombre entier (1, 2, 3, et ainsi de suite) qui départage les membres partageant exactement la même date d'ancienneté. La priorité 1 est la plus ancienne dans ce groupe de dates. La numérotation recommence à 1 pour chaque date distincte, ce n'est donc pas un classement unique à l'échelle du syndicat.

L'ordre de tri complet est la date d'ancienneté d'abord, puis le numéro de priorité au sein de la date, puis le nom et le prénom. Un membre sans numéro a tout de même une date d'ancienneté, il n'a simplement pas d'ordre défini parmi ses collègues de même date jusqu'à l'attribution d'un numéro.

Trouver les membres sans numéro

La Missing Priority List au bas de la page affiche chaque membre de votre portée qui n'a pas encore de numéro de priorité. Seuls les membres ayant un statut de type actif, y compris les statuts de type congé, y figurent, donc les membres terminés et inactifs sont écartés.

Chaque ligne montre le nom, la branche et l'unité, et la date d'ancienneté à droite (les lignes sans date affichent un tiret). La liste est triée par date d'ancienneté, de la plus ancienne d'abord, puis par nom. Les longues listes sont limitées à 250 lignes à l'écran avec une note indiquant le total, mais les exportations incluent toujours tout le monde.

Une ligne d'état résume combien de membres sont sans numéro et combien de mois sont disponibles pour l'attribution. Notez que cette liste ignore l'indicateur d'exclusion d'ancienneté, donc un membre exclu mais actif peut tout de même y apparaître. C'est sans conséquence, car les membres exclus sont retirés au moment de l'exportation.

1. 1Ouvrez la page Liste d'ancienneté en tant qu'administrateur ou RVP.
2. 2Lisez la ligne d'état pour le total manquant et les mois disponibles.
3. 3Tapez dans Search members pour filtrer par nom, branche ou unité (les accents sont ignorés).
4. 4Cliquez sur une ligne pour accéder au profil du membre dans Members.
5. 5Cliquez sur Refresh List à tout moment pour recharger les données.

Attribuer les numéros de priorité par mois

C'est le flux de travail courant, généralement exécuté chaque mois. Dans la carte Assign Priority Numbers by Month, le menu Select Month énumère les mois admissibles, chacun indiquant l'ancienneté et le nombre de membres sans numéro ayant une date dans ce mois. Le plus ancien mois disponible est présélectionné.

Seuls les mois remontant à plus de trois mois sont proposés, ce qui laisse aux corrections tardives le temps de se stabiliser avant de figer les numéros. Au sein du mois choisi, les membres sont regroupés par leur date d'ancienneté exacte, et chaque groupe est ordonné par un brassage aléatoire déterministe amorcé à partir de la date elle-même. Cela produit un départage équitable et reproductible, le même ordre chaque fois, peu importe qui l'exécute. L'attribution ne remplit que les numéros actuellement vides et n'écrase jamais un numéro déjà présent.

1. 1Ouvrez le menu Select Month et choisissez un mois (le plus ancien est présélectionné).
2. 2Cliquez sur Assign Priority Numbers pour générer un aperçu (rien n'est encore enregistré).
3. 3Dans la fenêtre Assign Priority Preview, vérifiez le nom, la branche, la date et le numéro de priorité proposé de chaque membre.
4. 4Cliquez sur Apply Priority Numbers pour enregistrer tout le lot en une étape.
5. 5Ou cliquez sur Cancel, le X, ou hors de la fenêtre pour annuler sans enregistrer.

Exporter la liste complète

Trois boutons en haut à droite téléchargent la liste complète, et chacun demande la capacité editSeniority. Export CSV produit du texte de tableur simple qui ouvre correctement les noms accentués dans Excel. Export Excel produit un classeur xlsx avec une seule feuille Seniority, des colonnes dimensionnées et un filtre automatique sur la ligne d'en-tête. Export PDF produit un document paysage prêt à imprimer avec des en-têtes de colonnes bilingues, une date de référence, des en-têtes répétés sur chaque page et des pieds de page.

Pendant une exportation, le bouton affiche Exporting, les trois sont désactivés, et une barre de progression apparaît avec une durée estimée. Le fichier se télécharge de lui-même. Les membres sortent triés avec ceux qui ont un numéro de priorité en premier (par date, puis priorité, puis nom), suivis des membres sans numéro. Les membres dont l'indicateur d'exclusion d'ancienneté est activé, et les membres ayant un statut inactif, sont exclus de chaque exportation.

1. 1Terminez l'attribution des numéros pour les mois que vous comptez traiter.
2. 2Cliquez sur Export CSV, Export Excel ou Export PDF en haut à droite.
3. 3Attendez la fin de la barre de progression; le fichier se télécharge automatiquement.
4. 4Diffusez ou affichez la liste exportée auprès de vos membres.

Corriger un numéro ou exclure un membre

Pour corriger un seul numéro, ouvrez le profil du membre dans Members et modifiez le champ Priority Number dans la section Union. Si une date elle-même était erronée, corrigez Union Seniority Date (ou Seniority Date). Rappelez-vous que c'est la date, et non le numéro, qui est le tri principal. L'application ne renumérote pas le reste d'un groupe de dates lorsque vous modifiez un membre à la main, donc vérifiez les autres membres partageant cette date et ajustez-les pour garder la séquence cohérente.

Pour tenir une personne entièrement hors de la liste, comme un membre émérite ou honoraire, ouvrez son profil et basculez l'interrupteur dans la section Seniority. Son libellé indique Included in Seniority list ou Not included in seniority list. L'indicateur ne supprime aucune donnée, donc les dates et tout numéro de priorité restent sur le profil, et remettre l'interrupteur rétablit le membre à la prochaine exportation.

Les modifications du profil sont consignées dans le Changelog du membre, offrant une piste de vérification pour les corrections individuelles. Si tout un mois a été attribué à partir de données erronées, corrigez les dates, effacez les numéros concernés sur les profils, et relancez l'attribution mensuelle, et le brassage déterministe reproduira un ordre cohérent.

1. 1Ouvrez le profil du membre dans Members.
2. 2Modifiez le champ Priority Number dans la section Union, ou corrigez la date d'ancienneté si elle était erronée.
3. 3Ajustez les autres membres partageant la même date pour garder la séquence cohérente.
4. 4Pour exclure un membre, basculez l'interrupteur dans la section Seniority de son profil.

Importer une liste d'ancienneté en lot

Lorsque vous devez charger plusieurs numéros de priorité à la fois, par exemple pour migrer une liste existante dans l'application, une importation en lot est disponible. Elle exige la capacité editSeniority et suit le même modèle de sécurité que l'attribution mensuelle: une étape d'aperçu qui apparie votre fichier avec vos membres, puis une validation distincte qui écrit les numéros. La version actuelle ne place pas de bouton de téléversement sur la page Liste d'ancienneté, donc elle est exécutée par un administrateur comme opération administrative. Si vous avez un tableur d'ancienneté à charger, communiquez avec votre administrateur système.

Le fichier est un CSV avec une ligne d'en-tête, et les en-têtes de colonnes sont appariés avec souplesse, donc la casse et la ponctuation n'ont pas d'importance. Last Name, First Name, Seniority Date et Priority sont obligatoires. Region, Branch (ou Section) et Unit sont facultatifs et aident à préciser les appariements de noms ambigus. Un fichier auquel manque une colonne obligatoire est rejeté avec Missing required columns, et un fichier vide avec CSV is empty.

Chaque ligne est appariée aux membres par le nom, puis précisée par la branche, l'unité et la date d'ancienneté lorsque plusieurs personnes portent le même nom. L'aperçu répartit les lignes en Matched (un membre trouvé, le numéro sera appliqué à la validation), Unmatched (aucun membre trouvé, donc corrigez l'orthographe ou ajoutez le membre et réimportez) et Conflicts (plus d'un membre convient encore, donc ces lignes ne sont pas validées tant que vous ne les résolvez pas). Il indique aussi des décomptes. Les numéros validés écrasent tout numéro existant pour ces membres, donc une réimportation corrigée est la façon naturelle de réparer un mauvais chargement.