Le courriel de masse en profondeur : IA, PDF et limites

Qui peut envoyer, et par où commencer

Chaque action de courriel de masse (envoi, rédaction IA, téléversement d'image, modèles) requiert la capacité massEmail, qu'un administrateur accorde dans Role Management. Les administrateurs et les RVP l'ont généralement; les exécutifs de section, généralement non.

Pour ouvrir l'éditeur, cliquez sur "Mass Email (CSV)" dans la barre d'outils de l'annuaire des membres. Une fenêtre plein écran s'ouvre, où vous téléversez vos listes, prévisualisez les destinataires et envoyez.

Le courriel de masse a des limites exprès. Vous pouvez envoyer 3 courriels par heure, toute votre organisation peut en envoyer 10 par heure, et après chaque Send le bouton décompte un délai de 30 secondes. Si vous voyez « Mass-email rate limit reached. Try again later. » ou la version pour toute l'organisation, attendez et réessayez. Il n'y a rien à corriger dans votre courriel, et les deux limites se dissipent d'elles-mêmes.

Votre brouillon s'enregistre tout seul

Il n'y a pas de bouton « Save draft », et vous ne perdrez pas un courriel à moitié construit par accident. Au fil de votre travail, l'application enregistre discrètement votre brouillon, y compris les destinataires, l'objet, le corps, l'adresse From, le nom d'expéditeur et le type de courriel.

Cet enregistrement automatique vit dans ce navigateur sur cet appareil seulement. Il n'est pas synchronisé à votre compte et pas visible sur un autre ordinateur ou téléphone. La prochaine fois que vous ouvrez Mass Email, si un brouillon existe, l'application demande « Continue your unsent email? » et affiche l'objet, le nombre de destinataires et depuis combien de temps il a été enregistré.

Choisissez Continue editing pour restaurer tout le brouillon et le terminer, ou Discard pour repartir à neuf. Envoyer un courriel efface l'enregistrement automatiquement, de sorte qu'un courriel envoyé ne propose jamais de reprendre. Notez que c'est distinct des Saved templates, qui sont partagés et stockés sur le serveur.

1. 1Construisez votre courriel comme d'habitude; l'application l'enregistre discrètement au fur et à mesure.
2. 2Si vous fermez la fenêtre avant l'envoi, rouvrez Mass Email plus tard.
3. 3Quand l'application demande « Continue your unsent email? », cliquez sur Continue editing pour reprendre, ou Discard pour recommencer.

Monter la liste de destinataires

La carte Recipients construit votre liste. Glissez des fichiers CSV sur la zone de dépôt ou cliquez sur "Upload CSV(s)" pour les choisir. Chaque CSV a besoin d'une colonne Full Name et d'une colonne Email (insensible à la casse, dans n'importe quel ordre; les colonnes supplémentaires sont ignorées). Vous pouvez empiler plusieurs CSV, et l'application déduplique automatiquement et sans tenir compte de la casse, gardant chaque adresse une seule fois. Les lignes sans nom ou sans courriel sont sautées, et les courriels mal formés sont signalés. Seuls les fichiers .csv sont acceptés.

Sous Manual add, vous pouvez taper un Full Name et un Email et cliquer sur "Add" pour ajouter une personne à la fois. C'est aussi ainsi que vous vous ajoutez pour un envoi test. La liste est triée par courriel et affiche 50 lignes à la fois; cliquez sur "Load more" pour le reste, recherchez pour filtrer, et utilisez "Remove" ou "Clear all" pour la modifier. Le serveur revalide et déduplique tout au moment de l'envoi, de sorte que les compteurs de la carte de résultats font foi.

1. 1Assurez-vous que chaque CSV a des colonnes d'en-tête Full Name et Email.
2. 2Glissez les fichiers sur la zone de dépôt ou cliquez sur Upload CSV(s).
3. 3Utilisez Manual add pour saisir des personnes supplémentaires une à la fois.
4. 4Recherchez, faites Load more, ou Remove des lignes pour nettoyer la liste avant l'envoi.

Personnaliser avec des variables

La carte Variables liste cinq jetons que vous pouvez insérer ou taper n'importe où dans l'objet ou le corps : [name], [first_name], [last_name], [full_name] et [email]. Chaque destinataire voit ses propres valeurs, tirées des colonnes Full Name et Email de la ligne que vous avez téléversée. Un objet comme « Update for [name] » devient personnel pour tout le monde.

Les jetons sont sensibles à la casse et exacts, donc [Name] ou [firstname] ne seront pas remplacés. Plutôt que d'envoyer un courriel brisé, l'application bloque l'envoi et vous indique quels jetons sont erronés et quelles formes sont valides. Les jetons fonctionnent dans l'objet, les titres, le texte, les libellés de bouton et le Custom HTML.

Rédiger et choisir un bloc

La plupart des utilisateurs choisissent l'adresse From dans un menu déroulant d'alias d'expéditeur approuvés; votre propre courriel de connexion y figure toujours. Ajoutez un nom d'expéditeur facultatif pour le nom affiché que voient les destinataires. Puis choisissez un type de courriel : Optional saute toute personne désabonnée (pour les infolettres), tandis que Required envoie à tous sans égard au statut de désabonnement (uniquement pour les avis obligatoires). Required est présélectionné.

L'objet est requis. Le corps a deux modes : Newsletter (blocks), l'éditeur visuel par défaut, et Simple (plain text), une seule zone de texte envoyée telle quelle. Le mode Simple n'a pas de lien de désabonnement, alors préférez le mode Newsletter pour les courriels Optional. En mode Newsletter, un volet Preview en haut se met à jour au fil de vos modifications.

Les blocs sont les pièces de montage. Header image place une image téléversée (JPEG, PNG, GIF ou WebP, jusqu'à 5 Mo) bord à bord en haut. Heading offre trois tailles avec alignement. Text est un éditeur enrichi avec gras, italique, souligné, liens, listes à puces et numérotées, tailles et familles de polices. Button crée un appel à l'action cliquable avec un libellé et une URL. Divider trace un filet. Custom HTML accepte votre propre code (le balisage non sécuritaire est retiré à l'envoi, les jetons sont conservés). Unsubscribe link ajoute le petit lien gris de pied de page que tout courriel Optional devrait avoir.

1. 1Choisissez une adresse From, ajoutez un nom d'expéditeur au besoin, et choisissez Optional ou Required.
2. 2Saisissez un objet, puis gardez le mode Newsletter pour la plupart des courriels.
3. 3Cliquez sur "+ Add block" et choisissez un type, ou tapez / dans un Heading pour ouvrir le sélecteur rapide de blocs.
4. 4Glissez la poignée ou utilisez les flèches haut et bas pour réordonner; cliquez sur Remove pour supprimer un bloc.
5. 5Ajoutez un bloc Unsubscribe link à chaque courriel Optional.

Enregistrer et réutiliser des modèles

En mode Newsletter, la section Saved templates de la carte Compose stocke des mises en page réutilisables, comme votre structure standard d'image d'en-tête et de pied de page. Un modèle enregistre son nom, les blocs et, en option, l'objet. Il n'enregistre pas les destinataires, l'adresse From, le nom d'expéditeur ni le type de courriel, qui restent donc propres à chaque envoi.

Les modèles sont partagés. Toute personne ayant la capacité massEmail voit la même liste, avec le créateur et la date de chaque modèle. Pour en enregistrer un, tapez un nom dans "Template name…" et cliquez sur "Save current as template". Il vous faut au moins un bloc et un nom. Charger un modèle remplace vos blocs actuels (et l'objet, si le modèle en a enregistré un), et en supprimer un demande d'abord une confirmation.

Les modèles diffèrent de l'enregistrement automatique par appareil. L'enregistrement automatique est une récupération privée du courriel sur lequel vous travaillez en ce moment, tandis que les modèles forment une bibliothèque partagée et côté serveur de mises en page réutilisées d'un envoi à l'autre.

1. 1Construisez les blocs à réutiliser, puis passez en mode Newsletter si ce n'est pas déjà fait.
2. 2Tapez un nom dans "Template name…" et cliquez sur "Save current as template".
3. 3Pour le réutiliser plus tard, chargez le modèle, ce qui remplace vos blocs et votre objet actuels.
4. 4Pour en retirer un, supprimez-le et confirmez à la demande.

Rédiger avec l'IA et ajouter des PDF

Le rédacteur IA vit à l'intérieur du bloc Custom HTML, dans une section « Write with AI », ouverte par défaut. Collez votre message dans la zone de texte, ajoutez des directives libres dans la zone d'instructions au besoin, et cliquez sur "Generate HTML". Le résultat est une mise en page soignée et compatible avec les courriels, dans le style de votre syndicat, écrite dans le bloc et affichée dans l'aperçu. Vous pouvez la retoucher à la main ensuite, mais générer de nouveau remplace le bloc, alors ajustez d'abord votre texte.

Par défaut, le rédacteur produit un courriel bilingue : une section anglaise, un séparateur, puis une section française. Si vous collez vous-même les deux langues, chacune est utilisée exactement telle quelle et jamais retraduite ni reformulée; seule une langue manquante est traduite. Écrivez « English only » ou « French only » dans les instructions pour une seule langue. Collez chaque lien exactement, car l'IA utilise les URL mot pour mot et n'en invente jamais.

Cochez « Include a downloadable PDF version (button at the bottom) » pour générer aussi un PDF propre de style document (une lettre avec titre centré, paragraphes, liens et signature), et non une capture d'écran du courriel. Un courriel bilingue produit deux PDF, anglais et français, avec des boutons de téléchargement côte à côte. Ces PDF se trouvent à des liens publics, permanents et sans connexion, pour que les destinataires les ouvrent sans se connecter, alors n'y mettez rien que vous ne voudriez pas voir accessible à tous. L'étape PDF prend environ 10 à 20 secondes; si elle échoue, le courriel est tout de même généré et vous pourrez ajouter le PDF plus tard.

1. 1Ajoutez un bloc Custom HTML; la section Write with AI s'ouvre par défaut.
2. 2Collez le texte de votre message (anglais, français, ou les deux).
3. 3Ajoutez des instructions, comme un nom et un titre pour la signature, une URL de bouton, ou « English only ».
4. 4Cochez au besoin « Include a downloadable PDF version (button at the bottom) ».
5. 5Cliquez sur "Generate HTML" (ou "Generate HTML + PDF") et laissez les messages de progression se terminer.

Tester, envoyer et lire le résultat

Il n'y a pas de bouton d'envoi test distinct, et vous n'en avez pas besoin. Utilisez Manual add pour vous inscrire comme seul destinataire et cliquez sur Send, vérifiez le résultat dans votre boîte de réception (et les boutons PDF, le cas échéant), puis retirez-vous avec Remove, chargez la vraie liste et envoyez pour de bon. Chaque test compte dans vos 3 envois par heure, alors testez une fois, pas cinq.

Quand vous appuyez sur Send, le délai de 30 secondes démarre et la tâche est soumise. Le serveur déduplique de nouveau, écarte les destinataires désabonnés sur les courriels Optional, personnalise chaque message et les remet au fournisseur de courriel par lots de 100 avec une courte pause entre les lots, de sorte que les grandes listes prennent un peu plus de temps. Une carte verte de résultats affiche ensuite Sent (acceptés sur le total) avec un badge de type, ainsi que des compteurs pour Skipped (unsubscribed), Excluded (duplicates), Invalid rows et Failures. Les Failures sont des refus à la remise; les rebonds survenant plus tard ne sont pas rapportés dans l'application, alors surveillez l'adresse From pour les retours sur les envois importants.

Juste sous la carte de résultats, les administrateurs voient « Add this to the comms calendar? ». Cliquez sur Add to calendar pour rattacher le courriel à l'une des communications planifiées d'aujourd'hui ou en créer une nouvelle pour aujourd'hui. Chaque choix génère automatiquement une copie PDF et Word (DOCX) et joint les deux, vous donnant un registre en un clic de ce que vous avez envoyé. Choisissez Not now pour passer. Ce panneau n'apparaît que pour les utilisateurs ayant accès au calendrier des communications. Les administrateurs gèrent la liste de désabonnement elle-même dans Role Management sous Email Routing, où ils peuvent la rechercher, bloquer une adresse, ou retirer une entrée pour réabonner quelqu'un qui le demande.

1. 1Sous Manual add, saisissez votre propre nom et courriel et cliquez sur Add.
2. 2Envoyez le test, examinez-le dans votre boîte de réception, puis retirez-vous avec Remove.
3. 3Chargez la vraie liste de destinataires et cliquez sur Send.
4. 4Lisez la carte de résultats : Sent, Skipped, Excluded, Invalid rows et Failures.
5. 5Administrateurs : cliquez sur Add to calendar pour classer l'envoi, ou gérez les désabonnements dans Role Management sous Email Routing.