Travailler avec les titres de poste

Une vue en direct, pas une base de données distincte

La page des titres de poste montre comment vos membres se répartissent entre les titres et vous laisse ouvrir chacun pour voir qui le détient. Elle est en lecture seule, construite en direct à partir des fiches de membres, alors il n'y a pas de base de données de titres distincte à entretenir.

Un titre existe dans l'application simplement parce qu'au moins une fiche de membre le porte. Les titres arrivent de deux façons. L'importation de la liste maîtresse de la paie remplit le titre de chaque membre à partir du fichier de votre employeur. Et quiconque a la permission de modifier les champs Emploi peut taper une valeur dans le champ Job Title d'un profil, ce qui crée le titre dès qu'un membre visible le détient.

Les titres forment une liste plate, sans hiérarchie. Deux titres qui diffèrent d'un seul caractère (une espace, un accent, une abréviation) comptent comme deux titres distincts, alors une orthographe cohérente compte lorsque vous modifiez des membres.

Se rendre à la page

Il n'y a pas de lien Titres de poste dans la navigation de l'en-tête. On atteint la page par les fiches de membres ou par le Tableau de bord.

Le Tableau de bord affiche aussi une carte Top Job Titles qui liste les titres les plus courants avec leurs décomptes, ainsi qu'un total de titres parmi les mesures vedettes. Ces chiffres se rafraîchissent selon un cache court de quelques minutes, alors ils peuvent brièvement accuser un retard sur une modification toute récente. La carte Top Job Titles est masquée sur les écrans de taille téléphone.

1. 1Cliquez sur le titre de poste d'un membre dans la colonne Job du répertoire des Membres.
2. 2Ou cliquez une fois sur le champ Job Title d'un profil de membre (une courte pause, puis la navigation s'effectue ; double-cliquez plutôt pour modifier le champ si vous en avez la permission).
3. 3Ou ouvrez la page des titres de poste directement.
4. 4Sur n'importe quelle page de détail d'un titre, cliquez sur « ← Back » pour revenir à la liste complète.

Lire et chercher dans la liste

La liste a deux colonnes : Job Title (avec lien vers sa page de détail) et Members (combien de membres visibles le détiennent actuellement). L'ordre est fixe, avec le plus grand nombre de membres d'abord et l'ordre alphabétique pour départager les égalités. Il n'y a pas d'en-têtes de colonne cliquables ni d'autres options de tri, alors utilisez la boîte de recherche pour réduire les longues listes.

La recherche filtre la liste en direct pendant que vous tapez, sans bouton à presser. La correspondance est une sous-chaîne trouvée n'importe où dans le titre, insensible à la casse et aux accents, alors taper sans accents trouve quand même les titres accentués. Si rien ne correspond, le tableau affiche « No matching job titles » ; videz la boîte pour restaurer la liste complète.

1. 1Tapez dans la boîte « Search job titles… ». La liste se filtre au fil de la frappe.
2. 2Surveillez le compteur en direct à côté de la boîte pour voir combien de titres correspondent.
3. 3Videz la boîte pour ramener la liste complète.

Pourquoi deux personnes voient des décomptes différents

Les décomptes sont calculés en direct à partir des fiches de membres et limités à ce que vous avez le droit de voir. Les membres dont le statut est Inactive sont toujours exclus, pour tout le monde. Les administrateurs comptent les membres de toutes les Branches, les RVP comptent les membres des Branches de leur région, et les responsables de Branche comptent les membres de leur propre Branche et seulement ceux ayant le statut Active. Les membres sans titre de poste ne sont comptés nulle part.

À cause de cette portée, deux utilisateurs peuvent légitimement voir des décomptes différents, et même des listes de titres différentes, pour la même organisation. Un titre sans membre visible n'apparaît tout simplement pas, alors un titre manquant signifie généralement une question de portée, pas une perte de données.

Explorer un titre en particulier

Ouvrez un titre pour voir sa page de détail : le titre en en-tête, un décompte Members: N de toutes les personnes visibles qui le détiennent, un lien « ← Back », et un tableau des membres. Le tableau comporte Name (un lien vers le profil, ou « (No name) » si vide), Status (une pastille, ou un tiret si vide) et Location (la Branche du membre, ou un tiret si vide). Les membres sont triés par nom de famille, puis prénom, avec la même portée que la liste. Si personne ne correspond, le tableau affiche « No members found. »

La boîte de recherche au-dessus du tableau se soumet avec Search plutôt que de filtrer au fil de la frappe. Elle cherche une sous-chaîne, sans tenir compte de la casse, dans le prénom, le nom, le courriel, l'organisation ou le lieu du membre. La recherche vous ramène à la page 1. La liste affiche 50 membres par page avec « ← Prev » et « Next → » au bas, un indicateur lisant « Page X / Y » entre eux, et votre terme de recherche est conservé d'une page à l'autre.

1. 1Cliquez sur un titre dans la liste pour ouvrir sa page de détail.
2. 2Tapez un terme et cliquez sur Search pour filtrer les détenteurs.
3. 3Cliquez sur Reset pour effacer la recherche et réafficher tout le monde.
4. 4Utilisez « ← Prev » et « Next → » pour parcourir les résultats 50 à la fois.
5. 5Cliquez sur le nom d'un membre pour ouvrir sa fiche complète.

Trouver des membres par poste, et l'autocomplétion

Vous pouvez aussi trouver des membres par poste ailleurs. Dans le répertoire des Membres, réglez le menu déroulant du mode de recherche sur Job pour chercher par titre de poste (le mode All correspond aussi aux titres parmi d'autres champs), et chaque ligne de résultat mène directement à la page de détail de ce titre. Si vous avez la capacité Export Data, l'outil d'exportation de la page Membres offre un filtre par titre de poste, limité à vos Branches autorisées, pour n'exporter que les membres détenant des titres précis.

Quand vous modifiez le champ Job Title d'un profil, l'autocomplétion vous aide à garder une orthographe cohérente. Des suggestions apparaissent une fois que vous avez tapé au moins 3 caractères, avec jusqu'à 10 correspondances tirées des titres déjà en usage par des membres non Inactive partout dans l'organisation. Cliquez sur une suggestion pour remplir le champ, ou continuez à taper pour saisir un tout nouveau titre. Les suggestions sont mises en cache pendant environ une minute, alors un titre ajouté il y a quelques secondes peut ne pas encore apparaître ; vous pouvez tout de même le taper en entier. Le même motif d'autocomplétion sert au champ Location, avec les noms de Branche.

Renommer, fusionner et retirer des titres

Il n'existe pas d'éditeur de titres de poste, alors tout l'entretien passe par les fiches de membres. Pour créer un titre, tapez-le dans le champ Job Title d'un membre ; il apparaît sur la liste une fois enregistré. Pour renommer ou fusionner des titres, modifiez chaque membre concerné vers la nouvelle orthographe. Il n'y a pas d'outil de renommage en masse, alors si un titre est mal orthographié dans de nombreuses fiches, corriger la colonne source avant la prochaine importation de la liste maîtresse de la paie est souvent le correctif le plus simple. Un titre se retire de lui-même, disparaissant de la liste dès que plus aucun membre visible ne le détient.

Sachez ce que la page ne suit pas. Elle ne garde ni historique ni tendances ; les décomptes sont un instantané en direct, alors exportez la liste des membres de temps en temps et comparez les instantanés si vous avez besoin de tendances. Elle n'a ni hiérarchie ni regroupement (les champs de grade liés à la paie vivent dans le bloc Salary du profil, distinct du titre de poste), et aucune métadonnée par titre comme des descriptions, des codes ou des documents. Si vous suivez le tutoriel guidé de l'application, il utilise un titre échantillon intégré avec des membres de démonstration qui se comporte comme une vraie page de détail mais n'affecte jamais vos vraies fiches.