Importer et exporter les donnees des membres

Ce que font les outils d'import

Trois outils vivent sur la barre d'outils Membres. L'import de la liste maitresse reconcilie l'export de paie periodique de votre employeur avec la base de membres. L'import des dates de naissance est un utilitaire ponctuel pour completer les anniversaires. Export Data batit des listes CSV filtrees de contacts et d'effectifs.

Les libelles de cette zone portent le nom du systeme de paie de votre deploiement (par exemple le bouton d'import affiche "Import ... Master List" avec ce nom au milieu), et les colonnes exactes varient selon le deploiement. Ce guide l'appelle simplement l'import de la liste maitresse.

L'import de la liste maitresse est une synchronisation soignee, pas un remplacement aveugle. Il compare le dernier fichier de paie a votre base, vous montre chaque difference, vous laisse decider chaque champ en litige, puis applique le tout en une operation tout-ou-rien. Si votre syndicat ne recoit pas d'exports de paie, le bouton n'apparaitra simplement pas.

Preparer les deux fichiers CSV

L'import de la liste maitresse prend toujours deux fichiers CSV. Le CSV de la liste maitresse est l'effectif complet actuel issu de la paie. Ses colonnes requises sont Employee ID, First Name et Last Name. Si l'une manque, le televersement est rejete. Il peut porter de nombreuses colonnes optionnelles (titre du poste, emplacement, adresses, dates d'embauche et d'anciennete, cotisations, courriel, etc.), et tout ce qui n'est pas reconnu est ignore.

Le CSV des departs est la liste des personnes parties fournie par votre employeur. Ses colonnes requises sont Employee ID, Last Name, First Name et Termination Reason. Une date de cessation est optionnelle mais utilisee si presente.

La correspondance des entetes est tolerante : les entetes sont rognees, mises en minuscules, depouillees de la ponctuation, et des alias courants sont reconnus (par exemple Emp ID ou Employee Number, Surname, Given Name). Les fichiers sont lus en UTF-8 avec repli sur Windows-1252, donc les noms accentues passent intacts. Les identifiants d'employe sont normalises avant l'appariement, les zeros de tete etant retires des identifiants entierement numeriques, donc "012345" correspond a "12345". Les dates en MM/DD/YYYY et YYYY-MM-DD sont traitees comme equivalentes lors de la comparaison.

1. 1Exportez les deux fichiers depuis le systeme de paie de votre employeur.
2. 2Verifiez que le CSV de la liste maitresse contient les colonnes Employee ID, First Name et Last Name.
3. 3Verifiez que le CSV des departs contient les colonnes Employee ID, Last Name, First Name et Termination Reason.
4. 4Enregistrez les deux en CSV; les champs entre guillemets, les virgules internes, les lignes vides et les fins de ligne Windows ou Unix sont tous geres.

Televerser et generer l'apercu

Ouvrez l'import de la liste maitresse depuis la barre d'outils Membres (il requiert la capacite d'import, accordee par un administrateur dans Role Management). Deposez ou parcourez pour chaque fichier dans sa zone etiquetee. Le nom et la taille du fichier choisi s'affichent, et vous pouvez cliquer sur "Change File" pour en remplacer un.

Cliquez sur "Generate Preview". Le bouton reste desactive tant que les deux fichiers ne sont pas choisis et affiche "Processing..." pendant le traitement. L'app lit toute votre base par pages, la compare aux deux fichiers et ouvre l'ecran de revision. Rien n'est encore modifie; l'apercu est stocke cote serveur avec une empreinte de chaque fichier.

Les televersements sont plafonnes a 5 par heure par utilisateur. Au-dela, un message de limite s'affiche et vous devez attendre la reinitialisation de la fenetre.

1. 1Sur la page Membres, cliquez sur le bouton d'import de la liste maitresse dans la barre d'outils.
2. 2Deposez ou parcourez pour selectionner le CSV de la liste maitresse dans sa zone.
3. 3Deposez ou parcourez pour selectionner le CSV des departs dans sa zone.
4. 4Cliquez sur "Generate Preview" et attendez l'ouverture de l'ecran de revision.

Lire l'ecran de revision et resoudre les conflits

Une banniere collante montre quatre pastilles compteurs cliquables; cliquez sur l'une pour defiler jusqu'a sa section. Conflicts (ambre) sont des champs ou la base et le fichier de paie divergent et que le champ avait ete modifie a la main. Arrivals (vert) sont des personnes dans le fichier mais pas encore dans la base. Departures (rouge) sont des personnes qui partent, y compris les cessations en liste. Silent updates (bleu) sont des changements sur des champs que personne n'a modifies a la main. Les Silent updates ne demandent aucune decision et s'appliquent d'elles-memes, mais vous pouvez les verifier : cliquez sur "Show details" pour lister chaque membre et champ avec l'ancienne valeur barree et la nouvelle a cote.

Le bouton "Apply Import" se trouve dans la banniere et reste desactive jusqu'a ce que chaque conflit soit decide, que toutes les decisions aient fini d'etre enregistrees, et qu'au moins une arrivee et un depart soient verifies lorsqu'il y en a. Les conflits sont la seule chose qui bloque l'import, et chacun existe parce que quelqu'un a modifie ce champ a la main. Chaque conflit montre cote a cote la valeur stockee et la valeur entrante de paie, avec trois choix. "Accept" prend la valeur de paie et efface les marqueurs de modification et d'ecart du champ. "Reject" conserve votre valeur et enregistre un rejet avec la date pour rapport ulterieur. "Exclude" conserve votre valeur et marque le champ "do not notify" pour que les imports futurs le sautent; ce marqueur est pose sur le profil immediatement. Il n'y a pas de tout-accepter en lot, puisque chaque conflit est une decision deliberee. Trois touches agissent sur le premier champ encore en attente pour avancer plus vite : A pour accepter, R pour rejeter, E pour exclure (ignorees pendant que vous tapez dans un champ texte). Les rangees decidees restent visibles et attenuees pour que la liste ne se reorganise pas sous votre curseur; basculez "Hide decided" ou "Show decided" si vous preferez une liste qui retrecit.

Pendant la revision, l'entete des Conflicts offre des boutons d'export qui produisent un rapport pour votre fournisseur de paie, en .xlsx ou .csv. Seuls les champs rejetes y figurent comme actions, avec des indications sur qui detient chaque champ, et une feuille Silent Updates est incluse a titre informatif. Le rapport reflete vos decisions jusqu'ici, donc vous pouvez le generer en cours de revision.

1. 1Ouvrez la section Conflicts depuis la pastille de la banniere.
2. 2Pour chaque champ, comparez la valeur stockee a la valeur entrante de paie.
3. 3Cliquez sur "Accept", "Reject" ou "Exclude" pour chaque champ en litige.
4. 4Utilisez A, R et E pour agir sur le premier champ en attente et avancer plus vite.
5. 5Au besoin, utilisez les boutons d'export des Conflicts (.xlsx ou .csv) pour envoyer un rapport a votre fournisseur de paie.
6. 6Surveillez le nombre de Conflicts jusqu'a zero avant d'appliquer.

Verifier les arrivees, departs et cessations

Les arrivees montrent le nom, l'identifiant d'employe, le titre du poste et l'emplacement avec une case a cocher. Cochez celles a ajouter ou cliquez sur "Verify all"; les arrivees non verifiees ne sont simplement pas ajoutees. La section des departs melange deux cas. Les vrais departs (etiquetes "Will delete") sont des membres absents de la nouvelle liste maitresse et sont supprimes a l'application. Les cessations en liste (mauve) sont des membres encore presents mais desormais Terminated; ils restent dans la base, avec le nouveau statut, le motif et la date enregistres. Le motif de depart vient d'abord du profil du membre, puis du CSV des departs, et retombe sur "Reason Not Provided". Les membres deja marques inactifs sont ignores.

Cochez "Verify" sur chaque rangee que vous confirmez, ou utilisez "Verify all", qui couvre a la fois les departs et les cessations. Les rangees non verifiees sont sautees a l'application.

Pour continuer de joindre quelqu'un apres son depart, utilisez "Add to retirees" sur une rangee de vrai depart. Cela l'ajoute a la liste des retraites sous "Manage Other Members" pour que le syndicat garde son courriel. Si son dossier n'a pas de courriel, vous serez invite a en saisir un, et c'est obligatoire.

1. 1Ouvrez la section Arrivals et cochez les membres a ajouter, ou cliquez sur "Verify all".
2. 2Ouvrez la section Departures et verifiez chaque rangee, en notant l'etiquette "Will delete" sur les vrais departs.
3. 3Verifiez les cessations en liste; leur statut et leur motif sont enregistres tandis qu'ils restent dans la base.
4. 4Pour les membres qui partent mais que vous voulez encore joindre, cliquez sur "Add to retirees" et fournissez un courriel si demande.
5. 5Au besoin, developpez Silent updates avec "Show details" pour examiner les changements appliques automatiquement.

Appliquer l'import et recuperer

Quand chaque conflit est decide et vos verifications faites, cliquez sur "Apply Import". L'app archive d'abord toute votre liste de membres active actuelle en CSV et en XLSX vers le stockage interne sous un chemin date, toujours avant tout changement. Puis les suppressions, insertions et mises a jour s'executent dans une seule transaction, donc tout s'applique ou rien ne s'applique. Chaque champ change est ecrit dans le journal du membre, attribue a vous.

Deux interruptions peuvent apparaitre. Si le serveur trouve un conflit encore en attente, l'application est refusee, l'apercu se rafraichit, et les cartes concernees clignotent et defilent en vue. Si quelqu'un a modifie des donnees de membre apres votre apercu, un panneau liste les champs changes; choisissez "Refresh preview" pour reconstruire selon les donnees actuelles, ou "Force apply" pour ecraser ces modifications recentes avec vos decisions. Rafraichir est plus sur, car forcer l'application ecarte les modifications d'un collegue.

Un import ne peut etre applique qu'une fois. L'ecran de resultat confirme le succes avec les arrivees ajoutees, les departs retires, les cessations consignees, les membres mis a jour, le compte avant et apres, et le chemin de la copie. Il n'y a pas d'annulation en un clic : la copie d'avant application est votre point de recuperation, et le journal par champ permet de tracer ou de revenir a la main sur des changements individuels. Depuis l'ecran de televersement, vous pouvez aussi telecharger un releve courant de chaque champ jamais rejete, en .xlsx ou .csv.

1. 1Confirmez zero conflit ouvert et que les arrivees et departs sont verifies.
2. 2Cliquez sur "Apply Import" et laissez les phases d'archivage et d'application finir sans fermer la fenetre.
3. 3Si un panneau avertit que des donnees ont change pendant la revision, choisissez "Refresh preview" ou, seulement si vous etes sur, "Force apply".
4. 4Lisez le sommaire de succes et notez le chemin de la copie pour vos dossiers.

Import des dates de naissance et export des donnees

L'importateur des dates de naissance complete les anniversaires en lot, surtout lors de l'integration. Il requiert la capacite de modification des membres et n'a actuellement aucun bouton de menu; il passe par l'API de l'app, donc demandez a votre administrateur ou contact de soutien un chargement en lot. Le CSV a besoin d'une ligne d'entete plus au moins une ligne de donnees avec les colonnes employee_id et dob. Ici l'identifiant d'employe est apparie exactement tel que stocke, sans normalisation des zeros de tete, et les rangees avec une valeur manquante ou illisible sont sautees. La reponse rapporte les comptes mis a jour, introuvables et total.

Export Data, aussi sur la barre d'outils Membres, batit un CSV filtre; il requiert la capacite d'export et est generalement disponible aux administrateurs et RVP. Les membres inactifs n'apparaissent jamais. Huit colonnes sont offertes, Full name etant toujours incluse et verrouillee, et la selection par defaut est Full name plus Email. Quand vous choisissez Email ou Phone, une option supplementaire apparait pour n'inclure que les membres ayant cette coordonnee. Vous filtrez par branches et regions (groupees avec une zone de recherche) et par postes, et un compteur en direct montre combien de membres correspondent avant d'exporter.

Cliquez sur "Export {N} → CSV" pour telecharger un fichier trie par nom puis prenom. Le pied de page offre aussi "Export RVPs" (administrateurs seulement) et "Export branch executives" (administrateurs et RVP). Les RVP sont restreints a leur propre region. Les exports sont plafonnes a 20 par heure par utilisateur, et les listes de filtres sont mises en cache environ cinq minutes, donc une branche toute neuve peut tarder a apparaitre.

1. 1Pour les anniversaires, preparez un CSV avec les colonnes employee_id et dob et demandez a votre administrateur de lancer l'import des dates de naissance.
2. 2Pour un export, cliquez sur "Export Data" dans la barre d'outils Membres.
3. 3Choisissez vos colonnes et filtrez par branches, regions et postes au besoin.
4. 4Verifiez le compteur en direct "Matching now", puis cliquez sur "Export {N} → CSV" pour telecharger.