Formulaires : créer, restreindre, recueillir et exporter

Ce que la zone Formulaires vous offre

La zone Formulaires vous permet de créer des pages de saisie publiques, de les partager par lien et d'examiner tout ce qui entre, sans que les personnes qui les remplissent aient besoin d'un compte. Les formulaires publiés vivent à l'adresse /f/votre-slug, et quiconque possède le lien peut en remplir un (sauf si vous le restreignez, voir plus loin).

Créer, modifier, ouvrir et fermer les soumissions, ainsi que consulter ou supprimer les soumissions exigent tous la capacité manageForms, qu'un administrateur accorde dans Role Management. En général, seuls les administrateurs l'ont par défaut. Sans elle, les pages Formulaires vous renvoient à un écran sans accès. Si vous ne voyez pas du tout Forms dans votre navigation, votre déploiement n'utilise peut-être pas les formulaires publics, alors communiquez avec votre administrateur système.

La liste des formulaires et la création d'un formulaire

Ouvrez Forms pour voir le tableau My Forms. Chaque ligne montre le titre, un badge de statut (Open ou Closed), l'URL publique sous la forme /f/votre-slug et un bouton View Submissions. Cliquez n'importe où sur une ligne pour ouvrir l'éditeur de ce formulaire. Si vous n'avez encore aucun formulaire, le tableau vous invite à cliquer sur Create New Form.

La création d'un formulaire ouvre un panneau sous la liste. Donnez un titre (obligatoire, jusqu'à 160 caractères), un segment d'URL publique (le slug après /f/, composé de lettres minuscules, de chiffres et de traits d'union, de 3 à 80 caractères et unique) et une description facultative affichée sous le titre sur la page publique. Vous pouvez réinitialiser les champs à une seule question texte avec Use Basic Schema, ou charger un schéma de démonstration bilingue à modifier. Les nouveaux formulaires sont créés ouverts aux soumissions, et vous arrivez directement sur l'éditeur.

1. 1Sur Forms, cliquez sur Create New Form pour ouvrir le panneau de création.
2. 2Saisissez un titre, un segment d'URL publique (slug) et une description facultative.
3. 3Au besoin, cliquez sur Use Basic Schema ou chargez le schéma de démonstration comme point de départ.
4. 4Construisez vos champs, puis cliquez sur Create Form.

Les champs et leurs types

Les formulaires prennent en charge exactement trois types de champs : Text (une seule ligne jusqu'à 1 000 caractères), Paragraph (multiligne jusqu'à 10 000 caractères) et Dropdown (un seul choix parmi des options que vous définissez). Il n'y a pas de cases à cocher, de boutons radio, de sélecteurs de date, de téléversement de fichiers ni de champs de notation, pas de logique conditionnelle pour afficher ou masquer des champs, et pas de préremplissage depuis le lien. S'il vous faut une date ou une réponse oui/non, utilisez un champ Text ou Dropdown.

Chaque champ a une étiquette anglaise obligatoire (jusqu'à 120 caractères) et une étiquette française facultative. Ajouter l'étiquette française rend le champ bilingue : la page publique affiche l'étiquette correspondant à la langue du visiteur, l'autre apparaissant en sous-titre plus petit. Chaque champ a aussi un field_id (normalisé automatiquement et utilisé comme nom de colonne dans les exportations), une case Required et une largeur : Full width, Half (2 per row), Third (3 per row) ou Quarter (4 per row). Les champs consécutifs de même largeur non pleine partagent une rangée, tandis qu'un champ pleine largeur commence toujours sa propre rangée.

Un formulaire peut contenir jusqu'à 80 champs et doit toujours en garder au moins un. Les champs Dropdown ont un éditeur Dropdown options où vous modifiez les options en ligne, en supprimez une avec son bouton x, ou cliquez sur Add option pour en ajouter une autre. Une liste déroulante a besoin d'au moins une option et d'au plus 100, et les options en double ou vides sont nettoyées lorsque vous enregistrez.

1. 1Définissez l'étiquette anglaise de chaque champ et, pour le rendre bilingue, l'étiquette française.
2. 2Choisissez le type : Text, Paragraph ou Dropdown.
3. 3Pour les listes déroulantes, modifiez les options en ligne et cliquez sur Add option pour en ajouter.
4. 4Cochez Required lorsqu'une réponse est obligatoire, et choisissez une largeur pour la mise en page.
5. 5Réordonnez les champs avec Up et Down, ou supprimez-en un avec Remove.

Modifier, partager et fermer un formulaire

Ouvrez un formulaire pour accéder à son éditeur. L'en-tête montre le titre, un badge Open ou Closed, le Form ID de 6 caractères et la date de dernière mise à jour. Save Changes enregistre le titre, la description, le slug, les champs et la restriction d'accès, avec des messages d'erreur précis si quelque chose est invalide. Vous pouvez modifier le slug à tout moment, mais le changer change le lien public, de sorte que quiconque utilise l'ancien lien obtient un message Form not found.

Close Submissions et Open Submissions activent ou désactivent l'acceptation des réponses, et vous pouvez basculer cela à tout moment. La page publique d'un formulaire fermé se charge encore mais affiche une bannière rouge avec les champs et le bouton de soumission désactivés. Utilisez Open Public URL pour voir le formulaire en direct dans un nouvel onglet et Copy URL pour copier le lien public complet.

Delete Form supprime définitivement le formulaire et chaque soumission qu'il a reçue, après confirmation. Il n'y a pas de retour en arrière, alors à la fin de la collecte il est souvent plus prudent d'utiliser Close Submissions et de conserver l'historique.

1. 1Ouvrez le formulaire depuis la liste Forms pour accéder à son éditeur.
2. 2Modifiez le titre, la description, le slug ou les champs, puis cliquez sur Save Changes.
3. 3Utilisez Open Public URL ou Copy URL pour partager le formulaire en direct.
4. 4Cliquez sur Close Submissions pour arrêter les nouvelles réponses tout en conservant le formulaire.

Restreindre qui peut remplir un formulaire

Dans la section Access restriction de l'éditeur, choisissez un niveau de restriction. No restriction (par défaut) permet à quiconque possède le lien de soumettre, sans connexion. Branch executive limite le formulaire aux personnes enregistrées avec le rôle Branch Executive (une correspondance exacte, donc les administrateurs ne sont pas automatiquement inclus). Admin only le limite aux personnes ayant le rôle d'administrateur. Custom (email list) l'ouvre aux adresses précises que vous indiquez, qu'elles aient ou non un rôle dans l'application.

Pour Custom, bâtissez la liste en tapant une entrée par ligne sous la forme Full Name, courriel@exemple.com, ou en téléversant un CSV avec les colonnes Full Name et Email (les autres colonnes sont ignorées). Les lignes téléversées s'ajoutent à ce qui figure déjà dans la zone. Les courriels invalides sont écartés automatiquement, la correspondance ne tient pas compte de la casse, et la liste peut contenir jusqu'à 500 courriels avec un compteur affiché. N'oubliez pas de cliquer sur Save Changes après avoir changé la restriction.

1. 1Ouvrez l'éditeur et repérez la section Access restriction.
2. 2Choisissez un niveau de restriction : No restriction, Branch executive, Admin only ou Custom (email list).
3. 3Pour Custom, tapez les entrées une par ligne ou téléversez un CSV avec les colonnes Full Name et Email.
4. 4Cliquez sur Save Changes pour appliquer la restriction.

La vérification par code et la protection contre les robots

Quand un formulaire a une restriction autre que No restriction, les visiteurs qui ne sont pas déjà connectés voient une vérification. Ils saisissent leur courriel et cliquent sur Send code. L'application vérifie d'abord si ce courriel est admissible (a le rôle requis ou figure sur la liste personnalisée). Si ce n'est pas le cas, un écran d'accès refusé apparaît avec votre courriel de soutien, et aucun code n'est envoyé. S'il est admissible, un code à usage unique de 6 chiffres est envoyé par courriel, et une fois qu'il le vérifie, le formulaire apparaît et fonctionne normalement. La vérification crée une session connectée dans ce navigateur, et l'admissibilité est revérifiée sur le serveur au moment de la soumission.

Il n'y a pas de captcha. À la place, les soumissions sont limitées par adresse de visiteur à 10 par minute et 40 par heure, avec un message Too many submissions au-delà de la limite. Les courriels de demande de code des formulaires restreints ont aussi leurs propres limites. Chaque soumission consigne l'adresse IP du soumetteur et le navigateur (user agent), pour que vous puissiez repérer les abus lors de l'examen.

Examiner et exporter les soumissions

Cliquez sur View Submissions (depuis la liste ou dans l'éditeur) pour voir les 500 soumissions les plus récentes, de la plus nouvelle à la plus ancienne. Le tableau montre une case de sélection, l'identifiant de la soumission, l'IP du soumetteur, son User Agent et la date et l'heure de soumission. Cliquez sur une ligne pour ouvrir les réponses complètes de cette soumission dans un nouvel onglet, où chaque réponse est étiquetée avec les étiquettes de champ actuelles du formulaire et où les réponses vides s'affichent comme un tiret. Un filtre d'année restreint à la fois la liste visible et ce que vous exportez. Il n'y a pas de flux de statuts ni de courriel de notification à l'arrivée d'une soumission, alors prévoyez de vérifier la liste à votre propre rythme.

Export CSV ouvre un sélecteur de colonnes. Activez ou non les colonnes intégrées ID, IP, User Agent et Submitted, activez chaque champ de réponse, et réordonnez les colonnes activées avec les boutons haut et bas. L'exportation inclut toutes les soumissions correspondant au filtre d'année courant, pas seulement les lignes cochées, et le fichier porte le nom du titre du formulaire et de l'année. Utilisez Delete selected pour supprimer définitivement les tests ou les pourriels après confirmation, ce qui est irréversible.

1. 1Cliquez sur View Submissions sur un formulaire.
2. 2Réglez le filtre d'année si vous ne voulez que les réponses d'un cycle.
3. 3Cliquez sur Export CSV, activez et réordonnez les colonnes, puis cliquez sur Export.
4. 4Sélectionnez les lignes de test ou de pourriel et cliquez sur Delete selected pour les supprimer.