Utiliser Personal Files

Qu'est-ce que Personal Files

Personal Files est votre espace de stockage privé dans Unionsuite. Chaque utilisateur dispose d'un espace complètement distinct. Les fichiers que vous téléversez sont stockés sous votre propre compte, et les règles de stockage empêchent quiconque d'autre, y compris les administrateurs, de parcourir votre espace depuis l'application.

Tout utilisateur connecté peut s'en servir. L'entrée Personal Files dans le menu de navigation apparaît habituellement pour les administrateurs, les Regional VPs et les utilisateurs Branch Executive, et vous pouvez toujours ouvrir la page directement. Certains déploiements n'activent pas du tout Personal Files; si vous ne le trouvez pas, demandez à votre administrateur. Si vous êtes déconnecté, vous êtes redirigé vers la page de connexion.

Cet espace est réservé à vos propres documents de travail. Les pièces jointes de grief appartiennent au grief lui-même, et les PDF de Mass Email vont au stockage de documents public, donc ni l'un ni l'autre ne se trouve ici.

Se repérer

La barre d'en-tête comporte une flèche Up pour remonter au dossier parent, un fil d'Ariane qui commence à Files, une bascule List view / Grid view, New Folder, Upload, et un bouton Refresh. La barre d'état au bas indique combien d'éléments sont affichés, ou combien vous en avez sélectionnés.

La vue List affiche des colonnes pour Name, Type, Size et Updated. La vue Grid affiche de grandes icônes ou des vignettes avec le nom et la taille en dessous. Votre choix de vue est retenu sur cet appareil. Les images et les PDF affichent de vraies vignettes, et les PDF rendent leur première page.

Utilisez le menu de la roue dentée (View options) pour régler Sort by (Name, Updated ou Size) et l'ordre (A à Z ou Z à A). Les dossiers s'affichent toujours avant les fichiers.

1. 1Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir, ou utilisez la flèche Up et le fil d'Ariane pour remonter.
2. 2Utilisez la bascule List view / Grid view pour changer l'affichage des éléments.
3. 3Ouvrez la roue dentée (View options) pour changer le champ de tri et l'ordre.
4. 4Cliquez sur Refresh pour recharger le dossier courant.

Téléverser des fichiers

Ouvrez le dossier voulu, puis cliquez sur Upload et choisissez un ou plusieurs fichiers, ou glissez des fichiers depuis votre ordinateur et déposez-les n'importe où sur la page. Chaque fichier reçoit une pastille de progression qui affiche Done une fois terminée et disparaît d'elle-même. Les téléversements échoués affichent l'erreur sur la pastille et comme avis.

Si vous téléversez une seule image ou un seul PDF, sa prévisualisation s'ouvre automatiquement au démarrage du téléversement. Le stockage est généralement plafonné à 50 Mo par fichier, mais la limite exacte est définie sur votre déploiement. Aucun quota de stockage par utilisateur n'est imposé par l'application, et chaque dossier affiche jusqu'à 1 000 entrées.

Les noms de fichiers sont nettoyés automatiquement. Les caractères que le stockage n'accepte pas deviennent des traits de soulignement, les lettres accentuées sont conservées, et les noms sont limités à 200 caractères.

1. 1Ouvrez le dossier où vous voulez déposer les fichiers.
2. 2Cliquez sur Upload et choisissez des fichiers, ou glissez-déposez-les sur la page.
3. 3Observez les pastilles de progression jusqu'à ce que chacune affiche Done.

Organiser en dossiers

Cliquez sur New Folder, saisissez un nom et cliquez sur Create. Vous pouvez imbriquer les dossiers aussi profondément que vous le voulez, sans limite imposée. Si un nom est déjà pris, un message indique qu'un dossier ou un fichier porte déjà ce nom. Un dossier nommé exactement "private" ou "locked" (ou se terminant par " (locked)") affiche une petite icône de cadenas, mais cela est purement visuel et le dossier s'ouvre quand même normalement. Il n'y a pas de mot de passe sur les dossiers.

Quand vous téléversez un fichier dont le nom existe déjà, le réglage "When a file already exists" du menu de la roue dentée décide de ce qui se passe. Keep both (auto-rename) est la valeur par défaut et enregistre le nouveau fichier sous "name (1).ext". Skip the new upload laisse le fichier existant intact. Replace the existing file l'écrase, et comme il n'y a pas d'historique de versions, le contenu précédent est perdu pour de bon.

1. 1Cliquez sur New Folder, saisissez un nom et cliquez sur Create.
2. 2Ouvrez un dossier et créez-en un autre à l'intérieur pour imbriquer aussi profondément que nécessaire.
3. 3Ouvrez la roue dentée (View options) et réglez "When a file already exists" pour gérer les conflits de téléversement.

Renommer, déplacer, copier et supprimer

Faites un clic droit (ou un appui long) sur n'importe quelle ligne ou carte pour ouvrir son menu contextuel. Pour les fichiers, vous obtenez Open, Download, Rename, Move to, Copy to, Copy link et Delete. Pour les dossiers, vous obtenez Open, Rename, Move to, Copy link et Delete. Vous pouvez aussi cocher des cases pour sélectionner plusieurs éléments, ce qui fait apparaître une barre groupée avec Move, Copy, Delete et Clear. Dans la barre groupée, Move et Copy agissent sur les fichiers, donc déplacez les dossiers en les glissant ou par leur propre menu Move to.

Pour déplacer ou copier, choisissez Move to ou Copy to et saisissez le chemin de destination sous votre racine, puis cliquez sur Move ou Copy. Vous pouvez aussi glisser un fichier ou un dossier sur un autre dossier ou sur un segment du fil d'Ariane. Gardez à l'esprit que renommer ou déplacer un élément brise tout lien de partage que vous aviez copié pour lui.

La suppression demande toujours une confirmation avec une boîte de dialogue Permanent delete rouge. Supprimer un dossier retire tout ce qu'il contient. Il n'y a ni corbeille ni annulation, donc un fichier supprimé ou remplacé ne peut pas être récupéré depuis l'application.

1. 1Faites un clic droit sur un élément, ou sélectionnez-en plusieurs, pour atteindre les actions voulues.
2. 2Choisissez Rename pour changer un nom, puis cliquez sur Save.
3. 3Choisissez Move to ou Copy to et saisissez le chemin de destination, puis cliquez sur Move ou Copy.
4. 4Choisissez Delete et confirmez avec Delete permanently dans la boîte de dialogue.

Prévisualiser et chercher

Cliquez sur un fichier, ou choisissez Open, pour ouvrir le panneau de prévisualisation. Les images, les PDF, la vidéo, l'audio et les fichiers texte se prévisualisent sur place, tandis que le reste affiche une note invitant à utiliser Download. Fermez le panneau avec le bouton de fermeture, la touche Échap, ou en cliquant à l'extérieur. Si une prévisualisation ouverte longtemps cesse de se charger, cliquez sur Refresh URL dans l'en-tête du panneau pour en obtenir une nouvelle.

La recherche porte sur les noms du dossier courant seulement et n'atteint pas les sous-dossiers. Saisissez du texte dans la boîte "Search in this folder" et appuyez sur Entrée ou cliquez sur Search. Le dossier, le terme de recherche et le tri sont conservés dans l'adresse de la page, de sorte que vous pouvez mettre une vue en favori ou utiliser le bouton de retour du navigateur. Videz la boîte et cherchez de nouveau pour retirer le filtre.

1. 1Cliquez sur un fichier pour ouvrir le panneau de prévisualisation et vérifier son contenu.
2. 2Utilisez le bouton de fermeture, Échap, ou cliquez à l'extérieur pour fermer la prévisualisation.
3. 3Ouvrez le dossier où vous voulez chercher.
4. 4Saisissez une partie d'un nom dans la boîte "Search in this folder" et appuyez sur Search.
5. 5Videz la boîte pour revenir au contenu complet du dossier.

Partager et télécharger

Pour partager, faites un clic droit sur un fichier ou un dossier et choisissez Copy link. Le lien est créé et copié dans votre presse-papiers, prêt à être collé dans un courriel ou une discussion. Les liens de partage fonctionnent sans connexion, vous pouvez donc les envoyer à des personnes hors de l'application. Les liens de fichier mènent le visiteur directement au fichier, tandis que les liens de dossier téléchargent le dossier entier, sous-dossiers compris, sous forme d'un seul ZIP. Les ZIP de dossier sont plafonnés à 2 000 fichiers et 500 Mo.

Les liens de partage n'expirent pas et n'ont aucune limite de téléchargement. Il n'y a pas d'option de mot de passe, donc traitez un lien comme confidentiel et préférez partager un seul fichier lorsque c'est tout ce dont quelqu'un a besoin. Pour révoquer un lien, changez ce qu'il pointe en renommant, déplaçant ou supprimant l'élément, puisque le lien est lié à son emplacement exact. Il n'y a pas de bouton de révocation distinct.

Pour télécharger un seul fichier, choisissez Download dans son menu contextuel. Le fichier s'ouvre dans un nouvel onglet par un lien privé de courte durée, alors lancez le téléchargement rapidement. Pour télécharger un dossier entier, utilisez un lien de partage de dossier, qui livre un ZIP.

1. 1Faites un clic droit sur un fichier ou un dossier et choisissez Copy link.
2. 2Collez le lien dans un courriel ou une discussion pour votre destinataire.
3. 3Pour télécharger un seul fichier, choisissez Download dans son menu contextuel.
4. 4Pour révoquer un lien, renommez, déplacez ou supprimez l'élément qu'il pointe.