Planifier les communications avec le calendrier des communications

Ce qu'est le calendrier des communications

Le calendrier des communications est votre tableau de planification. C'est un calendrier mural, un mois à la fois, où vous consignez chaque communication prévue : mises à jour, assemblées générales, concours, publications sur les réseaux sociaux, et plus encore. Vous pouvez programmer des éléments récurrents, joindre des fichiers et configurer des rappels par courriel pour que rien ne vous échappe.

C'est un seul calendrier partagé à l'échelle du syndicat. Il n'y a pas de division par région, ni de lien public ou partageable vers le calendrier.

L'accès comporte deux niveaux, tous deux accordés dans Role Management. Les administrateurs ont la gestion complète : parcourir, rechercher, créer, modifier, supprimer et trier les suggestions. Les VP régionaux ont la consultation et la suggestion : ils peuvent parcourir tout le calendrier, le rechercher et soumettre des suggestions, mais ne peuvent pas ajouter, modifier ni supprimer d'entrées. Tous les autres voient un message indiquant qu'ils n'ont pas accès, avec un bouton de retour au Dashboard.

Parcourir, les types et la légende

La grille mensuelle affiche des semaines complètes du dimanche au samedi. Les jours qui débordent du mois précédent ou suivant apparaissent atténués mais restent cliquables. La journée d'aujourd'hui est mise en évidence par une bordure bleue, calculée selon le fuseau horaire configuré de votre syndicat plutôt que celui de votre appareil. Dans chaque case de jour, vous voyez une pastille de couleur par entrée, jusqu'à cinq, avec un compteur +N s'il y en a davantage. Survoler une pastille affiche le titre de l'entrée, ou son type si elle n'a pas de titre. Une pastille centrale verte signifie que l'entrée est marquée Completed, et les jours vides affichent un petit tiret. Les mois visités sont mis en cache et les mois adjacents sont préchargés, donc la navigation est instantanée.

Chaque entrée a un type, et chaque type a une couleur fixe affichée dans le panneau Legend au-dessus de la grille. Les types disponibles et leurs couleurs sont définis par déploiement, de sorte qu'un Recurring Update peut s'afficher comme une pastille foncée avec un anneau contrasté tandis que chaque autre type reçoit sa propre couleur. La Legend reflète toujours exactement ce que votre déploiement utilise. Il n'y a aucun écran dans l'application pour renommer les types ou recolorer la légende; c'est un changement de configuration du déploiement effectué en dehors de l'application.

Sur les téléphones, la grille hebdomadaire est remplacée par un mini-mois compact et une liste agenda des jours qui ont des entrées. Toucher l'un ou l'autre ouvre la même vue de journée. La boîte de recherche au-dessus de la légende fouille chaque communication par titre et par corps, tous mois et années confondus, donc vous n'avez jamais à feuilleter. La recherche ignore les accents, une série récurrente apparaît une seule fois marquée Recurring, et cliquer un résultat vous amène directement à la journée.

1. 1Passez d'un mois à l'autre avec Prev et Next, ou sautez n'importe où avec le menu Month et la boîte Year (1990 à 2100).
2. 2Utilisez This month pour revenir au mois en cours (sur les écrans étroits, servez-vous des contrôles Month et Year).
3. 3Consultez le panneau Legend pour savoir ce que signifie chaque couleur d'entrée dans votre déploiement.
4. 4Tapez deux caractères ou plus dans la boîte de recherche pour ouvrir une liste classée de résultats, puis cliquez sur un résultat pour sauter à cette journée.

Ajouter et modifier une entrée

Cliquez sur un jour pour ouvrir sa vue. Les administrateurs voient Add Communication, qui ouvre l'éditeur d'entrée pour une nouvelle entrée à cette date. La vue de journée liste les entrées de la journée avec leur pastille de type, leur titre, leur heure prévue et un court aperçu. Les administrateurs disposent d'un bouton Open par entrée; les VP régionaux voient les entrées en lecture seule.

L'éditeur comporte un Type, une Date, une case Completed, une heure prévue facultative, un titre obligatoire, un contenu en texte libre et des rangées de liens ajoutées avec Add link row. Seuls les liens commençant par http ou https sont conservés à l'enregistrement. Un titre est requis et une heure invalide est rejetée. Chaque entrée note qui l'a créée et qui l'a modifiée en dernier.

La suppression se fait désormais dans l'éditeur. Le bouton Delete demande une confirmation et retire définitivement l'entrée et tous ses fichiers joints. Quand vous créez une nouvelle entrée, vous voyez brièvement Saving, puis la fenêtre se ferme et les fichiers se téléversent en arrière-plan. Quand vous modifiez, la fenêtre se ferme aussitôt et l'enregistrement se fait en arrière-plan.

1. 1Cliquez sur une case de jour, puis sur Add Communication.
2. 2Choisissez un Type, confirmez la Date et saisissez un titre et un contenu.
3. 3Au besoin, cochez Completed, indiquez une heure prévue et ajoutez des rangées de liens avec Add link row.
4. 4Utilisez Add files pour joindre des documents, puis cliquez sur Save.
5. 5Pour retirer une entrée, ouvrez-la et cliquez sur Delete, puis confirmez.

Mises à jour récurrentes

Recurring Update est le seul type qui se répète. Il est stocké une seule fois comme ancre de série, et le calendrier dessine une pastille par occurrence générée à partir du calendrier de récurrence. Choisir ce type révèle le Recurrence schedule; en changer le supprime.

Il n'y a pas de modification par occurrence. Ouvrir n'importe quelle occurrence modifie toute la série, et Delete dans l'éditeur retire la série entière et ses pièces jointes. La case Completed et les pièces jointes appartiennent à la série, donc elles apparaissent sur chaque occurrence. Pour sauter ou arrêter des dates, ajustez le calendrier plutôt qu'une seule date.

Un aperçu Next occurrences liste jusqu'aux 14 prochaines dates générées pour que vous puissiez vérifier la règle avant d'enregistrer.

1. 1Réglez le Type sur Recurring Update pour révéler le Recurrence schedule.
2. 2Choisissez un motif de répétition : annuel sur une date, annuel sur plusieurs dates, mensuel par jour du mois (les jours 28 à 31 se replient sur le dernier jour des mois plus courts), hebdomadaire par jour de semaine, ou dates précises seulement.
3. 3Réglez Every N semaines, mois ou années (1 à 12) comme contrôle de saut, sauf pour la liste de dates précises.
4. 4Réglez Effective from pour démarrer la série, et un End date facultatif pour l'arrêter.
5. 5Vérifiez l'aperçu Next occurrences, puis enregistrez avec Save.

Pièces jointes et classement des courriels de masse

Utilisez Add files dans l'éditeur pour téléverser un ou plusieurs fichiers à la fois. Tout type de fichier est accepté, chaque fichier ne peut dépasser 25 Mo, et les noms de fichiers sont assainis au téléversement. Dans la liste Attachments de l'éditeur, cliquez sur un nom de fichier pour l'ouvrir dans un nouvel onglet; les liens de téléchargement sont de courte durée, donc recliquez simplement sur le nom s'il expire. Cliquez sur Remove à côté d'un fichier et confirmez pour le supprimer.

Supprimer une entrée supprime aussi ses pièces jointes. Les pièces jointes ne sont pas attachées aux courriels de rappel; le rappel renvoie plutôt au calendrier.

Après l'envoi d'un courriel de masse depuis Members, les administrateurs voient un panneau proposant de l'ajouter au calendrier des communications. Choisissez Add to calendar pour joindre le courriel à une des communications du jour ou en créer une nouvelle. Dans les deux cas, l'application génère une copie PDF et une copie Word du courriel et joint les deux, un registre permanent sans aucune étape manuelle. Les VP régionaux peuvent envoyer des courriels de masse mais ne voient pas ce panneau.

1. 1Dans l'éditeur, cliquez sur Add files et choisissez un ou plusieurs fichiers (jusqu'à 25 Mo chacun).
2. 2Cliquez sur un nom de fichier dans la liste Attachments pour l'ouvrir.
3. 3Cliquez sur Remove à côté d'un fichier et confirmez pour le supprimer.
4. 4Après un courriel de masse, choisissez Add to calendar et joignez-le à une entrée du jour ou créez-en une avec un titre et un type.

Rappels par courriel

Chaque entrée peut envoyer un rappel ponctuel par courriel. Cochez Email reminder dans l'éditeur pour choisir la date d'envoi (avant, le jour même ou après la date de l'événement), un fuseau horaire prérempli depuis votre navigateur, l'heure, la minute et AM ou PM, ainsi que les destinataires. Indiquez les destinataires un par ligne ou séparés par des virgules ou des points-virgules; les adresses invalides sont écartées et 30 au maximum sont conservées. Un compte à rebours en direct indique quand le rappel partira.

Une tâche planifiée en arrière-plan, configurée par votre administrateur, vérifie les rappels dus et envoie chacun à la première exécution au moment prévu ou après, donc la fréquence de la tâche détermine la précision. Les rappels en retard de plus de 7 jours sont sautés plutôt qu'envoyés tardivement. Les destinataires sont exactement les adresses inscrites sur l'entrée, et chaque personne reçoit un courriel individuel.

Un rappel ne s'envoie qu'une seule fois. Changer la date de l'événement avant l'envoi recalcule l'heure d'envoi; après l'envoi, l'état envoyé est conservé pour éviter les doublons. Une série récurrente porte un seul rappel à un seul instant fixe, donc les rappels ne se répètent pas par occurrence.

1. 1Cochez Email reminder dans l'éditeur.
2. 2Réglez la date d'envoi, le fuseau horaire, l'heure, la minute et AM ou PM.
3. 3Ajoutez au moins une adresse destinataire, une par ligne.
4. 4Vérifiez le compte à rebours en direct, puis enregistrez l'entrée avec Save.

Suggestions, achèvement et limites

Le calendrier sert aussi de boîte à idées partagée. Un bouton Suggestions, affichant le nombre d'idées ouvertes, se trouve à côté de la boîte de recherche et ouvre un panneau latéral. Toute personne ayant accès au calendrier peut soumettre une suggestion : un titre, plus une date, un type et des détails facultatifs. Les VP régionaux peuvent aussi en démarrer une prédatée à un jour précis avec le bouton Suggest a communication dans la vue de cette journée. Les suggestions ouvertes apparaissent comme des cartes avec le titre, la date suggérée, le type, l'auteur et les détails éventuels. Les administrateurs peuvent cliquer sur Promote pour ouvrir l'éditeur d'entrée prérempli depuis la suggestion, ou sur Dismiss pour l'écarter sans créer d'entrée.

Il n'y a pas d'archive distincte; le calendrier lui-même est le registre historique. Utilisez la case Completed pour marquer une entrée comme faite, ce qui ajoute la pastille centrale verte mais la garde à sa date. Les mois passés restent entièrement consultables, jusqu'en 1990 par la boîte Year, avec toutes les entrées, pièces jointes et contenus intacts. La seule façon pour une entrée de quitter le calendrier est Delete, qui est définitif et retire aussi ses pièces jointes.

Il n'y a actuellement aucun flux iCal, aucun abonnement d'application de calendrier, ni aucune exportation CSV ou PDF du calendrier lui-même, bien que les pièces jointes individuelles se téléchargent normalement. Le courriel de rappel et le lien qu'il contient sont les seules notifications sortantes; créer, modifier, terminer ou suggérer des entrées n'avertit personne en soi.

1. 1Ouvrez le panneau Suggestions à côté de la boîte de recherche et soumettez une suggestion avec un titre et une date, un type et des détails facultatifs.
2. 2En tant qu'administrateur, cliquez sur Promote pour ouvrir l'éditeur d'entrée prérempli depuis la suggestion, puis ajustez et enregistrez avec Save pour créer la vraie communication.
3. 3Cliquez sur Dismiss pour écarter une suggestion sans créer d'entrée.
4. 4Cochez Completed pour marquer une entrée comme faite, ou utilisez Delete pour retirer une entrée définitivement.