Gerer les sections et les dirigeants

Comment les sections sont organisees et qui peut les voir

Les sections sont les unites organisationnelles de Unionsuite. Chaque membre est affecte a une section, et chaque section appartient a exactement une region. Cette hierarchie region vers section determine qui voit quoi. Votre deploiement peut nommer ces unites differemment.

Voir les sections exige la capacite viewBranches, qu'un administrateur accorde dans Role Management. La plupart des roles du personnel l'ont par defaut, tandis que les comptes de simple membre sont diriges vers une page sans acces.

Au-dela de la capacite, la liste est cadree selon le role. Les administrateurs voient toutes les sections. Les VP regionaux ne voient que les sections de leur region assignee. Les dirigeants de section ne voient que leur propre section. Ce cadrage est une barriere stricte, pas un simple filtre, donc saisir l'adresse d'une section hors de votre acces renvoie une page Not found.

Trouver une section dans le repertoire

Le repertoire des sections liste les sections que vous etes autorise a voir, avec un decompte de resultats en direct dans l'en-tete qui se met a jour pendant la recherche. Chaque resultat est une fiche affichant le nom d'affichage de la section, un insigne de region et son adresse (un tiret si aucune adresse n'est au dossier).

La recherche correspond au nom d'affichage de la section, a sa region et a son adresse, et elle ignore les accents, donc chercher quebec trouve Quebec. Si rien ne correspond, un message vous invite a essayer un autre mot-cle ou a effacer le filtre.

1. 1Ouvrez le repertoire des sections.
2. 2Saisissez dans la boite Search branches et cliquez sur Search.
3. 3Cliquez sur Reset pour effacer la recherche et afficher toutes les sections visibles.
4. 4Cliquez n'importe ou sur une fiche pour ouvrir cette section.

Quand une section semble manquante

Certains deploiements configurent des regles qui ajustent les noms bruts des sections avant qu'ils n'arrivent a l'ecran. Une section enregistree sous un nom peut etre affichee sous un nom corrige ou normalise, et les fautes ou suffixes connus peuvent etre corriges.

Quand deux sections enregistrees ont ete consolidees, le repertoire n'affiche que la cible fusionnee. Si vous ouvrez une ancienne adresse d'avant la fusion, l'application vous redirige vers la page de la section fusionnee, et la liste Members de la section fusionnee inclut les membres enregistres sous l'ancien ou le nouveau nom, pour que personne ne disparaisse.

Si une section attendue est absente, verifiez d'abord la portee de votre role, puis cherchez son nom d'affichage fusionne ou corrige.

Lire la page de detail d'une section

L'ouverture d'une section affiche son nom et sa region en haut, avec un badge Back qui vous ramene au repertoire. La carte Contact contient l'adresse de la section, ventilee par ligne, ou un tiret quand rien n'est au dossier.

Le nom, la region et l'adresse propres a la section sont en lecture seule ici. Il n'y a aucun formulaire dans l'application pour les modifier; ils proviennent des dossiers sous-jacents tenus par l'import de donnees ou l'administrateur de votre deploiement. Les coordonnees des dirigeants, en revanche, se modifient sur cette page.

La carte Members affiche toute personne affectee a la section, 25 par page, avec les controles Previous et Next. La recherche correspond au prenom, au nom et au titre de poste, et chaque mot saisi doit correspondre quelque part. Chaque ligne montre le nom du membre, un insigne de statut et son titre de poste; cliquez sur un nom pour ouvrir cette fiche.

1. 1Depuis le repertoire, cliquez sur la section voulue.
2. 2Consultez la carte Contact pour l'adresse de la section.
3. 3Utilisez la boite Search members pour trouver quelqu'un, puis cliquez sur Search.
4. 4Naviguez dans les resultats avec Previous et Next, et cliquez sur un nom pour ouvrir sa fiche.

Quels membres apparaissent dans une section

Les membres marques inactifs ou archives sont masques pour tout le monde. Au-dela de cela, l'effectif est cadre selon votre role. Les dirigeants de section ne voient que les membres actuellement actifs, donc toute personne en conge ou hors de l'effectif actif est masquee a leur vue. Les administrateurs et les VP regionaux voient tous les membres non archives, chacun identifie par son insigne de statut.

Dans une section fusionnee, la liste inclut aussi les membres enregistres sous l'ancien ou le nouveau nom de section, pour qu'une consolidation ne fasse jamais disparaitre personne. Les noms de statut exacts qui comptent comme inactif ou archive sont configures par deploiement.

Ajouter un dirigeant

Une section peut avoir un nombre quelconque de dirigeants, y compris aucun, tries par leur titre de poste (Position). Chaque fiche montre le nom et le poste de la personne, plus de petites icones qui revelent son courriel, son telephone ou son adresse domiciliaire lorsque ces donnees existent. Cliquez sur une icone pour afficher ce detail et cliquez de nouveau pour le masquer. Quand une section n'a pas encore de dirigeants, un message indique qu'aucun dirigeant n'a ete trouve pour la section.

Ajouter, modifier ou retirer des dirigeants exige la capacite editExecutives, qu'un administrateur accorde dans Role Management. Generalement, seuls les administrateurs l'ont par defaut. Le bouton Edit est visible pour quiconque peut ouvrir la page, mais sans la capacite vos changements sont rejetes par le serveur et une erreur s'affiche.

Chaque dirigeant a besoin d'un prenom, d'un nom et d'un poste (par exemple Chair, Vice Chair, Secretary ou Treasurer), ainsi que d'au moins un courriel ou un telephone. Pour gagner du temps, utilisez Import from member pour chercher le repertoire des membres et preremplir le nom, le courriel et le telephone d'un membre existant; vous choisissez vous-meme le poste.

1. 1Dans la carte Branch Executives, cliquez sur Edit.
2. 2Cliquez sur Add Executive pour ouvrir le panneau Add New Executive.
3. 3Au besoin, utilisez Import from member, puis cliquez sur une correspondance pour preremplir First Name, Last Name, Email et Phone.
4. 4Remplissez First Name, Last Name et Position, et fournissez au moins Email ou Phone.
5. 5Cliquez sur Add Executive pour enregistrer (ou Cancel pour annuler), puis sur Done pour quitter le mode edition.

Modifier et retirer des dirigeants

En mode edition, cliquez sur le bouton Edit d'un dirigeant pour ouvrir un formulaire en ligne prerempli avec ses coordonnees actuelles. Ajustez les champs et cliquez sur Save Changes, ou Cancel pour annuler. Save reste desactive tant que le formulaire est invalide. Si un enregistrement echoue, le formulaire se rouvre avec vos valeurs, pour que rien de ce que vous avez saisi ne soit perdu.

Le retrait d'un dirigeant exige une confirmation en deux temps pour eviter les accidents. Cliquez sur Remove, et le bouton devient Confirm Remove avec un surlignage rouge plus marque; cliquez de nouveau dans les quelques secondes pour le retirer reellement. Sans confirmation, le bouton se reinitialise de lui-meme apres environ trois secondes.

Chaque ajout, modification et retrait est consigne dans le Changelog de la section, et l'application cree aussi une notification dans l'application pour les administrateurs et les VP regionaux, qui renvoie vers la page de la section. Les changements apparaissent sur la page immediatement apres l'enregistrement.

1. 1Dans la carte Branch Executives, cliquez sur Edit pour passer en mode edition.
2. 2Sur la fiche d'un dirigeant, cliquez sur Edit et mettez a jour les champs au besoin.
3. 3Cliquez sur Save Changes (nom et poste obligatoires, plus Email ou Phone).
4. 4Pour retirer un dirigeant, cliquez sur Remove puis sur Confirm Remove dans les quelques secondes.
5. 5Cliquez sur Done une fois termine.

Suivre les changements avec le journal de la section

Au bas de la page de la section, le Changelog est un journal d'audit repliable de chaque changement de dirigeant effectue dans l'application. Cliquez sur l'en-tete Changelog pour le developper ou le replier; l'en-tete affiche le nombre total d'entrees entre parentheses.

Chaque entree montre le type de changement ou le nom du champ en gras, la date et l'heure, le courriel de la personne ayant fait le changement, et un avant-apres lisible des valeurs. Les entrees sont listees de la plus recente, 15 par page, avec les controles Previous et Next. Il n'y a aucun controle de filtre ou de recherche, donc la navigation par page est la seule facon d'atteindre les entrees plus anciennes. Si rien n'a jamais ete change, une note indique qu'aucun changement de section n'a encore ete consigne.

Servez-vous du journal pour regler les questions sur le moment ou un dirigeant a ete ajoute ou des coordonnees mises a jour, sans que personne ait a s'en souvenir.

1. 1Ouvrez la page de detail de la section.
2. 2Cliquez sur l'en-tete Changelog pour le developper.
3. 3Lisez le changement, la date, le courriel de l'auteur et les valeurs avant-apres de chaque entree.
4. 4Utilisez Previous et Next pour parcourir l'historique plus ancien.