Utiliser l'assistant d'aide IA

Ouvrir et fermer le panneau

Dès que vous êtes connecté, un petit bouton rond « i » flotte dans le coin inférieur droit de chaque page. Cliquez dessus et un panneau d'aide s'ouvre dans le coin, le bouton se change en ×, et la zone de texte est activée pour que vous puissiez taper tout de suite.

Le panneau reste ouvert exprès. Cliquer ailleurs sur la page ne le ferme pas, et il reste en place quand vous changez de page et rechargez, jusqu'à ce que vous le fermiez vous-même. Vous pouvez glisser la petite barre de prise au bord supérieur du panneau pour l'agrandir ou le réduire (votre taille est mémorisée sur cet appareil), et double-cliquer sur la barre rétablit la taille par défaut. Fermer le panneau n'efface pas votre conversation. Rouvrez-le et vos messages sont toujours là.

1. 1Repérez le bouton rond « i » dans le coin inférieur droit (vous devez être connecté pour le voir).
2. 2Cliquez dessus pour ouvrir le panneau ; le bouton se change en ×.
3. 3Commencez à taper dans la zone de texte activée.
4. 4Fermez le panneau en cliquant sur le × de son en-tête, en cliquant de nouveau sur le bouton du coin, ou en appuyant sur Échap.

Poser une question

Quand vous ouvrez le panneau pour la première fois sans conversation, vous voyez une courte ligne de bienvenue et quelques boutons de questions d'exemple sur lesquels cliquer pour poser une question instantanément, comme déposer un grief, envoyer un courriel de masse, ajouter un nouvel utilisateur du personnel, ou importer une liste maîtresse de paie. Cliquez sur un exemple pour l'envoyer immédiatement, ou tapez votre propre question.

Pendant que l'assistant réfléchit, vous voyez un indicateur de saisie à trois points, puis la réponse arrive mot à mot tandis que le panneau défile automatiquement pour garder le texte le plus récent en vue. La zone de saisie est désactivée pendant qu'une réponse arrive et se réactive automatiquement à la fin, pour que vous puissiez poser une question de suivi tout de suite. Les réponses reviennent en texte formaté avec des étapes numérotées, de courts paragraphes, des listes à puces et des tableaux au besoin.

1. 1Tapez votre question dans la zone « Ask a how-to question… » au bas, ou cliquez sur un bouton d'exemple.
2. 2Appuyez sur Entrée pour envoyer (utilisez Maj + Entrée pour ajouter d'abord un saut de ligne dans votre question).
3. 3Ou cliquez sur le bouton d'envoi ↑ (désactivé quand la zone est vide ou qu'une réponse arrive encore).
4. 4Attendez que la réponse arrive, puis posez une question de suivi au besoin.

Ce qu'il peut et ne peut pas répondre

L'assistant répond uniquement à partir du manuel d'utilisation. Tout ce qui touche l'utilisation de l'application est de son ressort : trouver un écran, comprendre ce que fait un bouton, savoir qui peut accomplir une action, et suivre un flux de travail du début à la fin. Il se souvient des derniers échanges, alors les questions de suivi fonctionnent naturellement.

Trois limites sont intégrées, et elles servent à garder les réponses honnêtes. Tout ce qui n'est pas l'application (culture générale, actualité, aide à la programmation) reçoit un non poli qui vous ramène à l'application. Vos données lui sont cachées. Il ne peut pas voir les fiches de membres, le contenu des griefs, les courriels ni les fichiers, alors si vous demandez une fiche précise, il vous indique où la consulter vous-même dans l'application. Et si une chose n'est pas dans le manuel, il le dit franchement plutôt que d'inventer des boutons qui n'existent pas. L'assistant répond aussi avec les noms d'affichage de votre déploiement, pour que ses libellés correspondent à ceux de votre écran.

Des réponses façonnées par vos permissions exactes

Chaque question est discrètement enrichie d'un contexte frais au moment où vous la posez : la page où vous êtes, votre rôle et le secteur que vous couvrez, si vous pouvez ouvrir Role Management, et la liste complète de ce que vous avez et n'avez pas le droit de faire. Cette liste est résolue à partir des réglages de votre rôle plus toute exception personnelle qu'un administrateur a définie pour vous.

C'est pourquoi l'assistant ne devine pas à partir d'un rôle typique. Si l'on vous a accordé une capacité pour vous seul, comme l'envoi d'un courriel de masse (Mass Email), il le sait et vous guide pour l'utiliser. Si une capacité nécessaire est refusée, il vous dit d'emblée que vous n'y avez pas accès et qu'un administrateur peut l'accorder dans Role Management, au lieu de vous donner des étapes que vous ne pouvez pas terminer. Les permissions sont vérifiées à chaque question, alors les réponses correspondent toujours à votre accès du moment. Si un administrateur vient de changer quelque chose, reposez simplement la question.

Côté vie privée : ce qui quitte le système avec chaque question, c'est le texte de votre question, la conversation récente, le chemin de votre page actuelle, votre rôle et votre liste de capacités. Jamais de fiches de membres ni d'autres données stockées.

Les liens de navigation et l'historique de conversation

Quand une réponse mentionne une autre page de l'application, l'assistant y fait un lien. Dans le panneau, ces liens internes s'affichent comme des boutons de navigation avec une petite flèche →, par exemple Grievances →. Cliquez-en un : le panneau se ferme et l'application vous amène directement à cette page. Votre conversation est conservée, vous pouvez donc rouvrir le panneau sur la nouvelle page et continuer là où vous étiez. Les liens vers l'extérieur de l'application s'ouvrent dans un nouvel onglet et laissent l'application intacte.

Votre conversation est conservée pendant la durée de vie de l'onglet du navigateur et stockée uniquement dans le stockage de session temporaire de cet onglet. Rien n'est sauvegardé sur le serveur ni dans votre compte. Fermer et rouvrir le panneau, passer d'une page à l'autre et rafraîchir la page la conservent (la vingtaine de messages les plus récents). Fermer l'onglet ou la fenêtre l'efface complètement, et il n'existe aucune page d'historique pour retrouver les conversations passées. Si une réponse contient des étapes dont vous aurez besoin plus tard, copiez-les quelque part avant de fermer l'onglet. Seuls les 20 messages les plus récents sont envoyés avec chaque question, et tout message de plus de 4 000 caractères environ est tronqué, alors gardez vos questions ciblées.

1. 1Cliquez sur un bouton de navigation comme Grievances → dans une réponse pour aller directement à cette page.
2. 2Rouvrez le panneau sur la nouvelle page pour continuer la même conversation.
3. 3Copiez dans vos notes les étapes dont vous aurez encore besoin avant de fermer l'onglet.

Limites, erreurs et saine prudence

Chaque utilisateur peut envoyer jusqu'à 20 demandes d'aide par minute. Au-delà, une note en italique dans la conversation vous demande de patienter un moment, et vous pouvez réessayer après quelques secondes. D'autres messages dans la conversation couvrent un assistant pas encore configuré pour votre déploiement, un service injoignable, et une réponse interrompue en cours de route (ce qui était arrivé reste à l'écran, et reposer la question termine généralement le travail). Il n'y a actuellement aucun bouton de rétroaction pouce en haut ou pouce en bas. Si une réponse est erronée ou désuète, notez la question et la réponse et signalez-les à votre administrateur, qui peut corriger le chapitre du manuel concerné pour que les réponses futures s'améliorent.

Les réponses sont générées par Claude d'Anthropic (le modèle Claude Haiku 4.5), avec le manuel d'utilisation complet fourni comme base de connaissances à chaque requête. Un rappel permanent au bas du panneau indique que les conseils sont générés par IA à partir du manuel et que l'assistant ne peut pas voir vos données. Vérifiez toujours les étapes critiques, surtout ce qui supprime, envoie ou importe, dans le chapitre du manuel concerné ou auprès d'un administrateur.